10 ajatut ajajuhtimise tehnikat
••• Hero Images/Getty Images
Ajajuhtimine seisneb tegelikult enda juhtimises. Sa ei saa tegelikult aega hallata, sest ööpäevas on 24 tundi, tunnis 60 minutit, minutis 60 sekundit – ja see ei muutu kunagi. Siiski saate kontrollida, kus ja kuidas oma aega veedate, ning võtta meetmeid ajaraiskamise vähendamiseks või kõrvaldamiseks. Siin on kümme ajatut viisi, kuidas iga päev oma ajakava üle kontrolli haarata, et kasutada saadaolevat aega maksimaalselt ära.
1) Seadke prioriteetsed eesmärgid
Ilma eesmärkideta võite avastada, et kipute taga ajama seda, mis tundub kõige pakilisem või mis teile näkku vaatab. Raske on mitte lasta end segada läikivatest objektidest. Selle vältimiseks selgitage välja oma tõelised prioriteedid elus ja liikuge nende poole, seades aasta-, kuu-, nädala- ja päevaeesmärgid või soovitud tulemused. Reastage kõik need järgmise süsteemi abil:
- Tähtsus: (A = kõrge, B = keskmine, C = madal)
- Kiireloomulisus: (1 = kõrge, 2 = keskmine, 3 = madal)
Töötage alati esmalt kõige pakilisemate ja olulisemate eesmärkide ja ülesannetega (A1) ja seejärel liikuge loendis allapoole.
2) Järgige 80/20 reeglit
80/20 reegel , tuntud ka kui Pareto põhimõte, ütleb, et 80 protsenti teie tulemustest tulenevad 20 protsendist teie tegevusest. See on viis vaadata oma ajakasutust ja seada valitud ülesanded tähtsuse järjekorda oma kõige olulisemate eesmärkide suhtes. Kas keskendute 20 protsendile tegevustest, mis annavad 80 protsenti soovitud tulemustest?
3) Õppige ütlema ei
Kuigi on tore olla a meeskonnamängija Samuti on oluline teada, millal ja kuidas olla enesekindel ning anda inimestele teada, et te ei saa praegu nende palvega hakkama, kui see on vastuolus teie eesmärkide saavutamisega. Kui olete nõus selle ülesande enda peale võtma, leppige kokku tähtaeg, mis aitab neil saavutada oma eesmärke ilma teie omi ohverdamata.
4) Ületage viivitus, kasutades 4D-süsteemi
- Kustuta see: Millised on selle ülesande mittetäitmise tagajärjed? Mõelge 80/20 reeglile; võib-olla pole seda vaja teha.
- Delegeerige see: Kui ülesanne on oluline, küsige endalt, kas see on tõesti midagi, mille eest vastutate. Kas ülesande saab anda kellelegi teisele?
- Tee seda kohe: Olulise ülesande edasilükkamine, mis vajab tegemist, tekitab ainult ärevus- ja stressitunde. Tehke seda nii vara kui võimalik.
- Edasi lükata: Kui ülesanne on selline, mida ei saa kiiresti täita ja see ei ole esmatähtis, lükake see lihtsalt edasi.
5) Söö konn ära
Kui tsiteerida Brian Traceyt tema raamatust 'Söö seda konn',
'Kui te igal hommikul esimese asjana sööte elava konna, võite päeva läbi elada rahuloluga teadmisega, et see on ilmselt halvim asi, mis teiega terve päeva juhtuma hakkab.'
Iga päev on teie konnad need ülesanded, millel on teie eesmärkide saavutamisele kõige suurem mõju, mis on tavaliselt ülesanded, mille alustamist te kõige tõenäolisemalt edasi lükkate.
6) Vähendage koosolekute arvu
Halvasti korraldatud koosolekud raiskavad aega, korrutatuna koosolekul osalevate inimeste arvuga. Veenduge, et teie omama päevakava ja te ei pea koosolekut lihtsalt koosoleku pidamise pärast.
7) Klaaspurk: kivid, kivikesed, liiv
Liigitage oma tööd järgmiselt:
- Kivid: Teie kõige olulisemad strateegilised projektid
- Kivikesed: Projektid ja ülesanded, mis on olulised, kuid mitte kõige kriitilisemad
- Liiv: Väiksemad, ebaolulisemad ülesanded
Kõigepealt tegelege kividega. Kui tegelete väikeste asjadega (liiv ja kivikesed), mitte aga oluliste strateegiliste esemete, kividega, täitub teie purk kiiresti ja rohkemate kivide jaoks pole ruumi.
8) Likvideerige elektrooniline ajaraiskamine
Igaühel on teatud segajad, mis segavad teda ja võtavad töölt aega. On sinu Facebook ? Twitter? E-posti kontrollimine? Pidev sõnumside sõprade ja perega? Lõpetage nende nii sagedane kontrollimine ja alustage seda tüüpi tegevuste komplekteerimist. Määrake aeg, seejärel kontrollige ja käsitlege neid kõiki korraga. Andke endale 30 minutit ja seejärel jätkake ülesandega.
9) Olge organiseeritud
Et oma aega tõhusalt hallata ja iga päev produktiivne olla, tuleb luua õige keskkond. Likvideerige kasutu segadus, looge tõhus failisüsteem, leidke läheduses koht kõigi sageli vajalike tööülesannete jaoks ja kasutage töövoohaldustööriistu, mis aitavad teil luua produktiivset keskkonda.
10) Hoolitse oma tervise eest
Hea uni, tervislik toitumine ja treening annavad teile energiat, keskendumist ja vastupidavust, mida on vaja päevast maksimumi võtmiseks. Võib tunduda, et töö on tähtsam ning une, toidu ja trenniga saad alati hiljem järele jõuda. Kui te aga kaotate oma tervise, ei saa te töötada ega midagi muud selle nimel teha, seega ärge koonerdage enda eest hoolitsemisega.