Tööintervjuud

Haldusassistendi intervjuu küsimused ja vastused

Haldusassistent telefoni teel

••• AAGAMIA / Pildipank / Getty Images

SisukordLaiendaSisukord

Kui intervjueerite administraatori assistendi töö , soovib intervjueerija teada saada, kui oluline on teie kvalifikatsioon selle ametikoha jaoks ning kuidas sobiksite ettevõtte ja osakonnaga.

Sest töö nõuab mõlemat administratiivne ja inimestevaheline värbamisjuhid küsivad sageli nii konkreetsete omaduste kohta, mis teil sellel ametikohal kvalifitseeruvad, kui ka teie vähem mõõdetavate inimeste oskuste kohta.

Intervjuuks valmistumine

Üks ettevalmistamise viise on analüüsida ametijuhendit, et püüda saada aimu, kas see on olemas oskuste komplekt millele positsioon keskendub.

Näiteks, kas rõhk on pandud reiside planeerimisele, projekti koordineerimisele, igapäevaste koosolekute ajakavale, isiklikule abile või millelegi muule?

Rõhutage vastamisel kindlasti oma kõige asjakohasemat kogemust töökohapõhised intervjuu küsimused .

Tehke nimekiri töökuulutuses mainitud oskustest ja lisage julgelt mõned muud, mis teie arvates oleksid samuti rakendatavad. Seejärel vaadake oma haldus- ja kontorioskusi ning sobitada oma kvalifikatsioon töökohaga .

See aitab teil kohandada oma vastuseid konkreetsele positsioonile kõige asjakohasemal viisil.

1:14

Vaadake kohe: kuidas vastata neljale üldlevinud küsimusele haldustöö jaoks

Näpunäiteid intervjuu käsitlemiseks

Oluline on olla teadlik, et arutelu läheb tõenäoliselt kaugemale inimestevahelisest suhtlusest pehmed oskused , nagu teie suhtlemisoskused, organiseerimisoskused või õigeaegsus. Peaksite olema valmis sellest rääkima rasked oskused , ka.

Olge valmis arutama tarkvaraprogrammide üle

Kuna paljud administraatoriassistendi ametikohad nõuavad spetsiifilise tarkvara sagedast kasutamist, peate võib-olla arutama erinevaid programme, millega olete töötanud, kuidas olete neid programme kasutanud ja oma teadmiste taset.

Mulle meeldib kasutada tehnoloogiat ja õppida tundma uusi programme. Mul on ka oskus õpetada kaastöötajaid, kes ei pruugi olla süsteemide kasutamises nii taibukad. Viimasel töökohal Kent Associatesis tegin ma vabatahtlikult oma toetatud spetsialistide meeskonna projektijuhtimissüsteeme üle vaatama. Ülemus kiitis mu soovituse heaks ja tõime sisse veebipõhise süsteemi Asana, mis aitab meil projekte jälgida ja veebiplatvormil teavet jagada.

Laienda

Olen kontoris PowerPointi slaidide otsija ja naudin seda, kui aitan meie müügiinimestel oma esitlustega kliente võluda. Olen ka Exceli kogenud kasutaja ja koostan keerukaid makrosid projektiettepanekute eelarveprognooside koostamiseks.

Laienda

Teie vastused on muljetavaldavamad, kui esitate konkreetseid anekdoote, mis illustreerivad teie haldustööriistu ja -protsesse.

Olge valmis haldusprotsesse arutama

Peaksite olema valmis arutama oma töövoogu ja haldusprotsesse eelmistel ametikohtadel. Haldusprofessionaalina ei tohiks olla kahtlete, kas olete organiseeritud ja detailidele orienteeritud. Teie intervjueerija tahab teada kuidas avaldate neid omadusi oma igapäevases töövoos.

Organisatsioonivõimed ja tähelepanu detailidele on üks minu tugevamaid omadusi. Olen läbi löönud olukordades, kus saan keerulistes projektides korda teha. Näiteks toetasin varem kaheksat professionaali, kes kavandasid klientidele reklaamiüritusi. Töötasin iga projekti jaoks välja malli eesmärkide ja edusammude jälgimiseks ning seadistasin selle jagatud kettale, et kõik kaasatud töötajad saaksid jälgida oma edusamme seoses meeskonna projektide ja sündmustega.

Laienda

Alfred Groupis töötades koostasin protseduuride käsiraamatu, mis kirjeldas laenutaotluste menetlemiseks vajalikke samme, ja laadisin selle seejärel veebis üles, et kõik laenuhaldurid saaksid järgida samu protseduure.

Laienda

Vastake alati positiivselt

Pöörake kogu intervjuu jooksul oma käitumist tähelepanelikult. Naeratage, hoidke intervjueerijaga silmsidet ja rääkige entusiastliku (samas siiski rahuliku ja enesekindla) hääletooniga.

Kuna haldusassistendid suhtlevad sageli väga tihedalt inimestega, kelle heaks nad töötavad, on oluline olla alati positiivne, professionaalne ja viisakas.

Laienda

Soovite, et intervjueerijal poleks kahtlustki, et teiega töötamine oleks meeldiv kogemus.

Töötasin meie agentuuris vastuvõtulauas ja oli ülioluline, et jätsin nii praegustele kui ka tulevastele klientidele positiivse esmamulje. Olen loomult 'saab hakkama' inimene ja minu arvustused on regulaarselt kiitnud mu klienditeeninduse orientatsiooni.

Laienda

Ettevõte küsitleb kliente pärast suhtlemist ja minu nimi kerkib pidevalt esile kui abivalmis, meeldiv ja professionaalne töötaja. Mu ülemus on kommenteerinud, kui sageli kliendid kontorisse helistades minult abi küsivad.

Laienda

Haldusassistendi intervjuu küsimused ja vastused

Ettevalmistamise ajal võib olla kasulik vaadata üle küsimused, mida teilt võidakse küsida. Mõelge sellele, kuidas vastust kujundada, tuues esile eelmiste töökohtade konkreetsed kogemused ja õnnestumised.

Küsimused, mida intervjueerijale esitada

Sa peaksid ka mõned tegema uuringud ettevõtte kohta ja olge valmis esitama asjakohaseid küsimusi, kui võimalus avaneb.

Kasulik võib olla, kui esitate enne tähtaega mõned küsimused, mida võiksite küsida, või edasi arutada, kui teil pole varem intervjuu ajal võimalust olnud.

Sageli on see intervjuu lõpus, seega on oluline jätta intervjueerija(te)st hea mulje. Suurepärane viis selleks on näidata oma huvi ja valmistuda tööintervjuuks, sidudes teile esitatud küsimused mõne enda küsimusega.

  • Millised on selle ametikoha kohustused?
  • Kas saate kirjeldada tavalist päeva (nädalat) selles osakonnas?
  • Millised on selle osakonna tugevad küljed? Mis on nõrkused?
  • Mis oli teie varasemate assistentide sõnul teie heaks töötamise parim osa? Mis oleks nende sõnul halvim?
  • Millises suunas näete ettevõtet järgmise viie aasta jooksul? Kas tunnete, et selle edule on mingeid ohte?
  • Miks teie viimane assistent sellelt kohalt lahkus? Mis olid tema tugevad küljed? Millised olid tema nõrkused? Mida ta praegu teeb?
  • Millised omadused olid teie parimal assistendil? Aga teie halvim assistent?
  • Kui sageli toimivusülevaateid tehakse? Kes neid juhib?
  • Millised oskused on teie jaoks haldusassistendi juures kõige olulisemad?
  • Kuidas premeerite ja julgustate oma osakonnas töötavaid inimesi?
  • Kas selles osakonnas on tootmisega probleeme?
  • Kuidas olete varem kaadriprobleemidega toime tulnud?
  • Millised on sellel ametikohal oleva inimese jaoks suurimad väljakutsed?
  • Mis on teie arvates selle ametikoha kõige tänuväärsem aspekt?
  • Kas te (Kas ettevõte/osakond) toetate kutseliitude liikmelisust ja jätkuvat ametialast arengut?
  • Millist rolli kirjeldaksite selles kontoris halduspersonali rollina?
  • Kas on oodata ületunde või nädalavahetusi?
  • Mis teile selles ettevõttes töötamise juures kõige rohkem meeldib? Kas on mingeid muudatusi, mida teeksite?
  • Mis sulle siin töötamise juures kõige vähem meeldib?
  • Kas julgustate osakonda töötama meeskonnana või keskendute rohkem individuaalsetele panustele?

Olge valmis rohkemate tööintervjuu küsimuste jaoks

Lisaks töökohapõhistele intervjuuküsimustele esitatakse teile ka üldisemaid küsimusi teie töökogemuse, hariduse, tugevate, nõrkade külgede, saavutuste, eesmärkide ja plaanide kohta.

Siin on nimekiri kõige levinumad intervjuu küsimused ja näidisvastused.