Lihtsad sammud projekti eelarve loomiseks

••• Hero Images / Getty Images

Kogenud projektijuhtidel ja suurettevõtetes töötavatel inimestel on tarkvara ja raamatupidajad, kes aitavad neil projekti eelarveid kokku panna. Aga mis siis, kui te seda ei tee? Kui vaatate tühja arvutustabelit või meili oma projekti sponsor paludes teil projekti rahalised vahendid kokku panna, siis on see artikkel teie jaoks.

Vaatame viit asja, mida peate projekti põhieelarve koostamiseks tegema.

Kasutage oma ülesannete loendit

Esiteks võtke oma projekti ülesannete loend. Teil võib olla ka tööjaotuse struktuur ja kui teil see on, on parem seda kasutada. Kuid ülesannete loend toimib seni, kuni see hõlmab kõike, mida peate projektis tegema.

Kui teil pole ülesannete loendit, on aeg see luua. Kirjutage üles kõik, mida peate tegema, ja asjad, mida peate enne projekti lõpetamist ehitama, valmistama või lõpetama. See ei pea olema üheski kindlas järjekorras, kuid see peab sisaldama kõike.

Lõpuks selles etapis ideid ajurünnak oma projektimeeskonnaga, sest kindlasti on midagi, mille olete unustanud. Mitu pead on parem kui üks!

Hinnake iga komponenti

Nüüd vaadake oma loend läbi ja arvutage välja iga kauba hind. Näiteks ülesanne, mis ütleb „nõudmiste arutamiseks koosolekute korraldamine”, võib hõlmata hankimist ja rentimist, koosolekuruumide broneerimist või vajalike ressursside (nt projektori või pabertahvel) ostmist. Sellega kaasnevad kulud, seega hankige hinnapakkumisi oma toa ja muu varustuse rentimise kohta ning märkige see üles.

Tehke seda kõigi ülesannete loendis olevate jaoks, nii et teil on hind iga üksuse vastu. Mõnel projektiülesandel ei pruugi olla hinda lisatud ja see on OK.

Lisage hinnangud koos

Järgmisena lisage kõik oma hinnangud kokku. Seda on kõige lihtsam teha, kui koostate arvutustabelis üksuste loendi, lisate kulud järgmisse veergu ja seejärel kogute veeru allosas. Laske arvutustabel teie eest arvutada! Sellest saab teie eelarve arvutustabel.

Hea mõte on rühmitada oma kulud ka kategooriatesse, et saaksite hõlpsasti näha, kuhu suurem osa rahast läheb. Kasutage kategooriaid, nagu 'Projekti käivitamine', 'Infrastruktuur' või 'Koolitus' – valige rühmitused, mis projekti kontekstis midagi tähendavad.

Lisage ettenägematud kulud ja maksud

Oleks tore, kui teil oleks kristallkuul ja saaksite neid kulusid 100% täpsusega ennustada, kuid tõenäoliselt ei tunne te end oma võimes kindlalt! Siin tulevad mängu ettenägematud juhtumid. See on rahafond, mis põhineb sellel, kui kindel te tunnete, et tegite hinnanguid õigesti. See ei ole seotud ühegi konkreetse ülesandega. See on üldine hädaabinõu juhuks, kui teil on midagi valesti või jätsite midagi kogemata välja.

Kui te ei tea, kui palju ettenägematuid kulusid lisada, kasutage 10% kolmandas etapis loodud kogusummast. See on mitteteaduslik oletus, mida paljud projektijuhid kasutavad ja mis annab teile eelarves veidi pehmenduse juhuks, kui seda vajate.

Lisage oma eelarve arvutustabeli allosas rida „Ettenägemus” ja täpsustab kasutatud protsendi.

Ärge unustage lisada müügimaksu või muid makse, mis pole teie üksikute reaüksuste prognoosides selgesõnaliselt kaasatud.

Lisage see kõik kokku ja see on teie lõplik eelarvesumma.

Hankige heakskiit

Viimane asi, mida teha, on lasta oma juhil või projekti sponsoril teie eelarve kinnitada. Rääkige nendega, kuidas te selle kokku panite ja millised elemendid moodustavad teie üldise eelarve.

see on kõik! Projekti eelarve koostamine on oluline projektijuhtimise oskus ja see juhend aitab teil alustada projekti eelarve koostamist.