Kuidas kirjutada ja saata professionaalseid e-kirju

••• Bhavesh1988 / Getty Images

SisukordLaiendaSisukord

• Professionaalsed meilisõnumijuhised
• Mida lisada oma meilile
• Mida ei tohi oma meili lisada
• Näpunäiteid täiuslike professionaalsete meilide jaoks
• Vaadake üle meilisõnumite näited

Olenemata sellest, kas otsite tööd, loote uusi võrguühendusi või proovite lihtsalt oma praegusel töökohal silma paista, on oluline teada, kuidas professionaalseid meilisõnumeid kirjutada ja saata.

See võib olla raskem, kui see kõlab. Paljud spetsialistid on oma isiklikus elus harjunud väga juhusliku lähenemisega e-kirjadele. Kuigi släng, emotikonid ja tekstikõne on lähedastele sõpradele e-kirjade saatmisel tavaliselt sobivad, ei hakka need töökirjavahetuses lendama. Oluline on teada, kuidas vajadusel oma sidet puhastada.

Millal peate saatma professionaalse e-kirja? Võimalusi on mitmeid. Võimalik, et peate saatma oma kaaskiri potentsiaalsele tööandjale, a tänukiri kolleegile, kes nõustus olema a viide , lahkumisavaldus praegusele ülemusele või soovituskirja taotlus .

Teil võib mitteisiklike meilide saatmiseks olla muid põhjuseid ja tegelikult on hea mõte veenduda, et kõik teie meilid on organiseeritud ja professionaalsed.

Iga kord, kui saadate professionaalseid meilisõnumeid, on tõesti oluline veenduda, et sõnum on täiuslik. Te ei soovi vigu tehes võimalust kasutamata jätta – kas meilide saatmises või nende jälgimises.

Siit saate teada, mida oma sõnumitesse lisada, mida mitte ning kuidas e-kirju sulgeda, allkirjastada ja saata.

Professionaalsed meilisõnumijuhised

Kvaliteetse professionaalse meili kirjutamiseks vaadake need sammud üle ja jätate adressaadile alati suurepärase mulje.

Illustreerinud Melissa Ling. Tasakaal

Mida lisada oma meilisõnumisse

• Teema rida: Teemarida peaks lühidalt väljendama teie kirjutamise eesmärki. Teie teemarida võib olla nii lihtne nagu 'Aitäh' või 'Soovitustaotlus'.
• Tervitused: Isegi kui kirjutate väga lühikest meili, lisada tervitus . Kui teate inimese nime, lisage see. Kui te ei ole selle inimesega eesnime alusel, kutsuge teda ametinimetuse järgi.
• Pikkus: Hoidke oma e-kiri võimalikult lühike. Inimesed kipuvad pikki e-kirju lugema, seega lisage ainult olulist teavet.
• Sulgemine: Logi välja koos lühikese 'Aitäh', 'Parimad' või mõne muu lihtsa sõnumiga ja seejärel teie nimega. Enamik e-posti kontosid võimaldavad teil manustada igasse meili allkirja koos oma nime, ametinimetuse ja kontaktteabega. See on suurepärane viis iga kirjavahetuse professionaalsemaks muutmiseks.

Mida ei tohi oma meilisõnumisse lisada

• Fondi stiil: Vältige kaunistatud, mängulisi või värvilisi fonte; need lihtsalt tõmbavad adressaadi tähelepanu teie tegelikust sõnumist eemale. Vältige ka paksu kirja ja kaldkirja liigset kasutamist, kuna need muudavad e-kirjad segaseks. Ärge kirjutage ka suurte tähtedega; see ilmub meilis vihase või ülierutatuna.
• Emotikonid: Ärge lisage professionaalsesse meili emotikone; salvestage need isiklikuks kirjavahetuseks.

Näpunäiteid täiuslike professionaalsete meilisõnumite tagamiseks

Kui olete oma meili kirjutanud, tehke enne saatmisnupul klõpsamist läbi kõik järgmised sammud:

• Veenduge, et teie sõnum oleks täielik: Kontrollige veel kord, et veenduda teemarida Teie e-posti aadress on täidetud, olete sisaldas allkirja , saadate sõnumi õigele kontaktisikule ja olete täitnud Pimekoopia väljale, et saata koopia endale, nii et teil on meilisõnumi kohta kirje.
• Tõestage oma meilisõnum: Enne saatmisnupu vajutamist kontrollige kindlasti ka õigekirja ning grammatikat ja suurtähti. Need on meilikirjavahetuses sama olulised kui paberkirjas.
• Saada testmeili sõnum: Enne meili saatmist saatke sõnum kõigepealt endale, et kontrollida, kas vorming töötab ja et miski ei paista paigast ära. Kui kõik tundub hea, saatke e-kiri ettevõttele või üksikisikule, kellega ühendust võtate.
• Saatke e-kirja koopia endale: Kasuta Pimekoopia väljale, et saata meilisõnumi koopia endale, et saaksite teada, millal sõnumi saatsite ja kellele selle saatsite. Selle teabe leiate ka saadetud kaustast.
• Esitage oma koopiad: Paljude meiliprogrammide abil saate seadistada kaustu, et hõlbustada oluliste varasemate meilide leidmist. Seadistage kaustad kõigi oma tööotsingu e-kirjade ja muude professionaalsete meilide jaoks ning esitage oma koopiad pärast sõnumite saatmist.

Vaadake üle professionaalsete meilisõnumite näited

Meilisõnumi näidis nr 1: lahkumiskiri

Teema rida: Tagasiastumine – Bob Smith

Lugupeetud proua Jones!

Kirjutan, et esitada lahkumisavaldus linnahaigla üksuse koordinaatori ametikohale, mis jõustub 10. juunil.

Olen rohkem tänulik, kui oskan öelda kogu teie toetuse ja abi eest viimase viie aasta jooksul. Siin töötamine on olnud esmaklassiline meeskonnatöö, tervishoiu haldamise ja töö tegemise alane haridus. Ma igatsen teie kõigiga koostööd ja loodan, et hoiate ühendust.

Palun andke mulle teada, kui saan ülemineku ajal abiks olla.

Lugupidamisega

Bob Smith
B.Smith@email.com
555-123-4567

Laienda

Meilisõnumi näidis nr 2: suunamistaotlus

Teema: Cynthia Dailey – suunamistaotlus

Kallis Barbara Cho!

Hiljuti märkasin LinkedInis töökuulutust turundusassistendi ametikohale ettevõttes XYZ Corp. Kuna ma tean, et olete seal olnud juba mitu aastat, mõtlesin, kas võiksite mulle selle töö jaoks suunata.

Mul oli eriti hea meel näha, et töö hõlmab tihedat koostööd teie meeskonnaga meiliturunduse ja sotsiaalmeedia kampaaniate kallal. Pärast seda, kui me viimati ABC LLC-s koos töötasime, olen omandanud laialdased kogemused HubSpoti, Google Analyticsi ja SurveyMonkeyga. Mulle meeldiks need oskused XYZ jaoks tööle panna.

Lisasin oma CV koopia ja lingi oma portfellile, et saaksite näha minu hiljutist kogemust. Palun andke mulle teada, kui teil on küsimusi või kui soovite näha rohkem näidiseid minu töödest.

Parim,

Cynthia Dailey

cynthia@email.com
portfoliosite.com/cdailey
555-091-7865

Laienda

• Õigekiri ja grammatika: See, et kirjutate meili, ei tähenda, et peaksite olema õigekirja ja grammatika osas lohakas. Muutke oma e-posti hoolikalt enne selle saatmist. Veavaba teade annab adressaadile teada, et teie meili tuleks tõsiselt võtta.

Võtmed kaasavõtmiseks

Hoidke see professionaalsena: Ärikirjavahetust tuleks lihvida isegi siis, kui saadate seda e-posti teel.

Olge lühidalt: Jõuage oma mõtteni ja öelge võimalikult selgelt, mida vajate või mida teil on pakkuda.

Redigeerimine, korrektuur, testimine: Veenduge, et teie sõnumis ei oleks vigu ega kirjavigu. Enne saatmisnupu vajutamist saatke endale testsõnum.

Hoidke arvestust: Pimekoopia ennast tähtsa kirjavahetusega ja salvestage iga kiri edaspidiseks kasutamiseks vastavasse meilikausta.

Võtmed kaasavõtmiseks

Hoidke see professionaalsena: Ärikirjavahetust tuleks lihvida isegi siis, kui saadate seda e-posti teel.

Olge lühidalt: Jõuage oma mõtteni ja öelge võimalikult selgelt, mida vajate või mida teil on pakkuda.

Redigeerimine, korrektuur, testimine: Veenduge, et teie sõnumis ei oleks vigu ega kirjavigu. Enne saatmisnupu vajutamist saatke endale testsõnum.

Hoidke arvestust: Pimekoopia ennast tähtsa kirjavahetusega ja salvestage iga kiri edaspidiseks kasutamiseks vastavasse meilikausta.

Artiklite allikad

1. Salvei ajakirjad. ' Naeratuse tume pool: naeratavate emotikonide mõju virtuaalsele esmamuljele ,' Kasutatud 19. novembril 2019

2. Interneti-juurdepääsu büroo. ' Parimad Interneti-juurdepääsu tagamiseks kasutatavad fondid ,' Kasutatud 19. novembril 2019.

3. Pittsburghi ülikool. ' Blind Carbon Copy (BCC) funktsiooni kasutamine meilis ,' Kasutatud 19. novembril 2019.