Personaliinfosüsteem (HRIS)

HRISi määratlus ja kirjeldus selle kohta, kuidas see aitab teil edu saavutada

••• Paul Bradbury / Caiaimage / Getty Images

SisukordLaiendaSisukord

• Peamised kaalutlused teie HRIS-i valikutes
• Paremate HRIS-valikute funktsionaalsus
• Õige HRIS-i eelised

Personaliinfosüsteem (HRIS) on tarkvara või võrgulahendus ettevõtte personaliosakonna, palgaarvestuse, juhtimise ja raamatupidamisfunktsioonide andmesisestuse, andmete jälgimise ja andmeteabe vajaduste jaoks. See on kasulik kõigi protsesside jaoks, mida soovite jälgida ja millest loodate koguda kasulikke ja otstarbekaid andmeid.

Tavaliselt pakendatud andmebaasina müüvad sajad ettevõtted mõnda HRIS-i ja igal HRIS-il on erinevad võimalused. Valige oma HRIS hoolikalt, lähtudes teie ettevõttes vajalikest võimalustest. Kuna HRIS on muutunud üha keerukamaks, on erinevate süsteemide valik muutunud piisavaks, et praktiliselt halvata. personaliosakond .

Vaadata, kuidas tehnoloogiaettevõte, kus arvutieksperdid eksisteerivad, läbivad kümne aasta jooksul kolm erinevat HRIS-süsteemi, enne kui nad lõpuks oma praeguse süsteemi juurde asusid, oli nende keerukuses haridus. Nende töö- ja kasutusvõimalused vastasid harva müügikärale, mis valiku põhjustas. Seetõttu on HRIS-i valimine ettevõtte jaoks suur ettevõtmine.

Peamised kaalutlused, kui vaatate oma HRIS-i valikuid

HRIS-i valimine on stressirohke olukord, kuna valikuvõimalusi on nii palju. Teie ettevõtte vajadustele kõige sobivamate valikute valimine on keeruline. Ka iga süsteemi pakutava teabe otsimine on keeruline.

Müüjad on sageli tellitud müüjad, kes võivad teile suuliselt öelda, et süsteem vastab teie vajadustele. Kontrollige seda kindlasti mitmest allikast, sealhulgas praegused kliendid, veebipõhised arutelurühmad, LinkedIn, teised SHRM-i liikmed ja Google'i arvustused.

Need on muud tegurid, mida HRIS-i valimisel arvestada.

Töötajate arv

Pidage meeles, et isegi kui teie ettevõttes on täna vaid paar inimest, võib selles tulevikus olla kaks korda rohkem või isegi 10 korda rohkem töötajaid, seega valige süsteem, mis kasvab koos teie ettevõttega.

Süsteemi võimalused

Teine oluline tegur, mida peate arvestama, on see, et paljud HRIS-id suudavad täita ainult osa sellest, mida vajate automatiseerimist. Sellistel juhtudel peate veenduma, et lisandmoodulite või lisasüsteemide komponendid töötavad laitmatult koos. Jällegi, ärge võtke müüja sõna süsteemide koostoimimise kohta. Tehke oma uurimistööd, et teha kindlaks, kas nad seda teevad.

Koolitus ja tugi

Kontrollige ka, millised koolitused ja pidev tugi on teie töötajatele saadaval. Samuti peaksite tagama, et müügikonsultandi lubadused koolituse ja ostujärgsete järelmeetmete kohta oleksid otse teie HRIS-i ostulepingus kirjas. Ja konsulteerige teiste organisatsioonidega, et veenduda, kas teie valitud ettevõttel on pidev ja kasulik tugi. Paljud ei tee seda.

Paremate HRIS-valikute eeldatav funktsionaalsus

Tavaliselt pakuvad paremad inimressursside infosüsteemid (HRIS) üldiselt järgmist:

Kogu töötajate teabe haldamine:

Andmed, nagu nimed, ametinimetused, aadressid ja palgad, on alustuseks. Palga- ja ametikohtade ajalugu, aruandlusstruktuurid, tulemuslikkuse hindamise ajalugu ja muu oluline töötajate teave.

Ettevõttega seotud dokumendid:

See sisaldab sellised esemed nagu töötajate käsiraamatud, hädaolukorra evakueerimise protseduurid ja ohutusjuhised.

Kasu haldus:

Soovite hüvitiste haldamist, sealhulgas registreerumist, olekumuutusi ja isikuandmete värskendamist. Ideaalses süsteemis saate lubada töötajatel oma teavet, sealhulgas puhkuse jälgimist, otsida ja üle vaadata.

Täielik integreerimine palgaarvestusega:

See integratsioon hõlmab ka muid ettevõtte finantstarkvara ja raamatupidamissüsteemid . Kui need on ühendatud, saate tagada, et palgatšekid on õiged. Ametliku palgamäära ja palgaarvestuse teabe vahel ei ole kunagi vahet. Kui süsteemid ei integreeru, on lihtne ühes süsteemis palka uuendada, teises mitte.

Taotlejate jälgimine ja jätkamise haldamine:

Kui teie süsteem on tõrgeteta, saab värbaja klõpsata palgatud nupul ja kogu teabel taotleja viiakse üle töötajale asjade pool. See säästab nii palju aega, sest teie andmesisestus ja paberimajandus kaovad praktiliselt ära.

Kui taotleja sisestab kandideerimisel oma andmed, saate tagada täpsuse. Kui pakkumise kiri genereeritakse palgasüsteemiga samast süsteemist, palk klapib ideaalselt ja pole arusaamatusi.

Tulemuslikkuse arendamise plaanid:

Ei piisa ainult plaanidest, kui need on salvestatud kesksesse süsteemi, siis saavad nad lihtsalt töötajat positsioonilt ametikohale jälgida. Kõrgem juhtkond saab koostada aruandeid, et näha, kus inimesed on ja mida nende juhid plaanivad järelkasvu planeerimine nende tuleviku jaoks .

Distsiplinaarmeetmed:

Oluline on jälgida, kes on peatatud, alandatud või kelle suhtes on tehtud muid negatiivseid meetmeid – isegi pärast seda, kui töötaja teie organisatsioonist lahkub. Kui firma helistab ja küsib endise töötaja viidet , on personaliosakonna administraatoril lihtne otsida ja teatada, kas isik on uuesti töölevõtmiseks sobiv või mitte.

Treeningu rekordid:

See on eriti oluline ettevõttes, kus nõutakse sertifikaate ja litsentse. Teistes ettevõtetes ei pruugi koolitusdokumendid olla nii olulised, kuid võite siiski avastada, et teabe omamine on töötajate arendamisel kasulik. See on võtmetegur, mida nad töölt soovivad.

Kokkuvõttes jälgib ettevõtteid kõige tõhusamalt teenindav HRIS seda teavet:

• kohalviibimine ja PTO kasutada,
• palgatõusud ja ajalugu,
• palgaastmed ja ametikohad,
• tulemuslikkuse arengukavad ,
• saadud koolitus,
• distsiplinaarkaristus saanud,
• töötajate isiklik teave ja aeg-ajalt
• juhtkond ja võtmetöötaja pärimisplaanid ,
• suure potentsiaaliga töötaja tuvastamine ja
• taotlejate jälgimine, intervjueerimine ja valik.

Õige HRIS-i eelised

Tõhus HRIS annab teavet peaaegu kõige kohta, mida ettevõte vajab oma töötajate, endiste töötajate ja taotlejate jälgimiseks ja analüüsimiseks. Teie ettevõte peab valima personaliinfosüsteemi ja kohandama seda teie vajadustele vastavaks. Kui teie ettevõte on kasvuteel, valige süsteem, mis võib teiega koos kasvada.

Põhilise HRIS-i rakendamine on üsna odav, kuid veenduge, et kõik, mida rakendate, vastaks teie ettevõtte tegelikele vajadustele. Kas soovite käivearuandeid koostada? Postitada organisatsiooni skeemid? Kas lubada juhtidel varasematele tulemushinnangutele elektrooniliselt juurde pääseda? Kas soovite, et kõik tuleks teha personaliosakonna kaudu või soovite, et juhid pääseksid ise teabele ligi ja sisestaksid selle?

Asjakohase HRIS-iga võimaldavad personaliosakonna töötajad töötajatel oma eeliseid värskendada ja muudatusi käsitleda personalitöötajate vabastamine strateegilisemate funktsioonide jaoks . Lisaks hõlbustatakse töötajate juhtimiseks, teadmiste arendamiseks, karjääri kasvuks ja arendamiseks ning võrdseks kohtlemiseks vajalikke andmeid.

Lõpuks juhid pääsevad juurde teabele, mida nad vajavad, et seaduslikult, eetiliselt ja tõhusalt toetada aruandvate töötajate edu. Nad saavad koostada oma aruandeid ja sisestada süsteemi plaane, mis aitavad järglust.

Personaliinfosüsteem (HRIS) on tarkvara või võrgulahendus ettevõtte personaliosakonna, palgaarvestuse, juhtimise ja raamatupidamisfunktsioonide andmesisestuse, andmete jälgimise ja andmeteabe vajaduste jaoks.

Alumine rida

Tavaliselt pakendatud andmebaasina müüvad sajad ettevõtted mõnda HRIS-i ja igal HRIS-il on erinevad võimalused. Valige oma HRIS hoolikalt, lähtudes praegustest ja prognoositavatest võimalustest, mida oma ettevõttes vajate.