Inimressursid

Dokumentatsiooni tähtsus inimressurssides

Dokumentatsioon teenib teid hästi, juriidiliselt ja eetiliselt

Peate looma dokumentatsiooni töötajate töötulemuste kohta juhtumile võimalikult lähedal, et dokumentatsioon oleks täpne.

••• annebaek / Getty Images

SisukordLaiendaSisukord

Dokumentatsioon on töötaja kirjalik ja säilitatud dokument tööhõive sündmused. Need dokumendid koosnevad valitsuse ja juriidiliselt volitatud elementidest, ettevõtte poliitika ja praktikaga nõutavatest dokumentidest, parimate inimressursside tavade soovitatud dokumentidest ning ametlikest ja mitteametlikest töösündmuste dokumentidest.

Tööhõiveregistri dokumentatsioon

Töötaja dokumentatsioon on kirjalik ülevaade tema tegevusest, aruteludest, tulemuslikkuse juhendamine vahejuhtumid, tunnistatud eeskirjade rikkumised, distsiplinaarmeetmed, positiivne panus, tasu ja tunnustus, uurimised, nõuete ja eesmärkide täitmata jätmine, tulemuslikkuse hindamine , ja veel.

Mõelge töödokumentidele kui teie suhetele töötaja ja teie organisatsiooniga – nii heas kui halvas.

Nende dokumentide säilitamine võimaldab tööandjal ja töötajal säilitada kirjaliku ajaloo sündmuste ja arutelude kohta, mis toimusid mis tahes konkreetse sündmuse ümber. Töösuhte dokumentatsioon annab kirjaliku tõendi, mis võib olla vajalik töötaja tegevuse toetamiseks edendamine , töötaja palgatõusud , ja distsiplinaarkaristus -kaasa arvatud töösuhte lõpetamine .

Vajadusel on dokumentatsioon töötajate kohta üldiselt nii positiivne kui ka negatiivne. See on faktiline, mitte hinnanguline. See kirjeldab sündmusi nii, nagu need aset leiavad, mitte ei põhine vaataja arvamustel ja mõtetel sündmuse kohta. Dokumentatsioonis kirjeldatakse ka meetmeid, mis võeti märkimisväärsetel juhtudel, nagu töötajate ametlik tunnustamine või distsiplinaarmeetmete võtmine.

Pidage meeles, et peate koostama dokumentatsiooni juhtumi toimumisele võimalikult lähedal, et kirjed oleksid õigeaegsed, üksikasjalikud ja täpsed.

Õigusmenetluses on töötaja varasemaid töötulemusi käsitlevad dokumendid sageli kriitilise tähtsusega tööandja poolt sündmuse tulemusel kogetava tulemuse jaoks. Eesmärk on anda töötaja tööst õiglane pilt, keskendumata ainult negatiivsetele sündmustele.

Dokumentatsiooni liigid

Eeskirjad, protseduurid, töötaja käsiraamat , ja tulemuslikkuse arengukavad on ka dokumentatsiooni vormid, mis salvestavad töötajate eeldatav käitumine ja töökoha nõuded, et säilitada korralik ja õiglane töökoht, kus töötajad teavad, mida neilt oodatakse.

Protokollid on ka süüdistatava, süüdistaja ja tunnistajate kirjalikud ütlused vaenulike töökohasündmuste kohta, mis hõlmavad töötajate väärkäitumist, näiteks Seksuaalne ahistamine või mõni muu tõsine üleastumine.

See dokumentatsioon sisaldab ka püsivaid kirjeid, nagu allkirjastatud kirjalik tööavaldus töökoha viited , kandideerimismaterjalid, nagu CV ja kaaskirjad, ning taustakontroll. Hoida kõrvale töötajate personalitoimik , muud paberitööd, näiteks I-9 vorm (mis kontrollib töötaja sobivust USA-s töötamiseks) säilitatakse samuti, nagu ka meditsiinilisi andmeid, FMLA plaadid , ja nii edasi.

Dokumendid võivad olla ka mitteametlikud, näiteks juhi protokollis tema aasta jooksul töötajaga peetud arutelude kohta. On oluline, et juhid säilitama seda dokumentatsiooni kõigi oma aruandvate töötajate kohta. Ühtegi töötajat ei tohiks dokumenteerimisel tulemuslikkuse tõttu esile tõsta. Sellist ühe töötaja kohtlemist teistest erinevalt võib hiljem tõlgendada diskrimineerimisena.

Dokumendid võivad olla formaalsed ja säilitada töötajale personalitoimik . Töötajad peavad sellele dokumendile alla kirjutama, et kinnitada, et nad on saanud koopia ja on sisu täielikult läbi vaadanud. Töötaja allkiri ei tähenda nõustumist dokumentatsioonis olevate väidetega.

Dokumentatsiooni kasutamine

Samuti on soovitatav dokumenteerida kriitilised intsidendid, olgu need siis positiivsed või negatiivsed, et juhtidel oleks teatud ajaperioodi jooksul andmeid töötajate töötulemuste kohta.

Organisatsioonid saavad kasutada oma säilitatavat dokumentatsiooni muul viisil. Need võivad hõlmata protseduure, tööjuhiseid ja arvutitarkvara juhiseid, kui nimetada vaid mõnda, kuid inimressursside funktsioonide jaoks on need dokumentatsiooni tavalised kasutusviisid. Järgmises jaotises kirjeldatakse dokumenteerimise juhiseid asjakohaselt .

Toimivusdokumentatsiooni näidised

Töötaja töötulemuste dokumentatsioon võimaldab teil seda teha distsipliini , lõpetada , või õiglaselt edendada, premeerida ja ära tunda töötajad. Ilma dokumentideta on nende toimingute põhjendamine keeruline ja tööandja jaoks potentsiaalselt riskantne.

Tööandja peab vältima võimalikke süüdistusi töötajate diskrimineeriv kohtlemine . Kui kõik seaduspärasused kõrvale jätta, tahavad head tööandjad luua õiglase, järjepideva ning töötajate eesmärke ja karjääriplaane toetava töökeskkonna.

Seda keskkonda toetab juhi professionaalne dokumentatsioon töötajate töötulemuste kohta – nii kiitva käitumise kui ka korrigeerimist või täiustamist vajavate tegude kohta. Kuidas neid dokumenteerida, arutati üksikasjalikult varem. Järgmised olukorrad annavad teile rohkem näiteid sobivate dokumentide kohta.

Hilinemise ja töölt puudumise dokumenteerimine

Vale:

Mark jääb tavaliselt tööle hiljaks. Mark igatseb liiga palju tööd.

Õige:

1. aprill: Mark helistas haigena ja jäi kaheksa tundi töölt puudu.

4. aprill: Mark jõudis tööle kell 10 hommikul, kaks tundi hilinedes oma kavandatud algusajast.

6. aprill: Mark leppis kokku arstiaja ja jäi seejärel koju uut ahju paigaldama.

12. aprill: Mark helistas haigena ja jäi kaheksa tundi töölt puudu.

Toimivuse dokumenteerimine

Vale:

Mary on ebausaldusväärne. Ta ei tee peaaegu kunagi seda, milleks on pühendunud.

Õige:

2. mai: Mary lubas, et tooteettepaneku esimene mustand on ülevaatamiseks saadaval tänasel iganädalasel koosolekul. Mary ei koostanud ootuspäraselt dokumendi mustandit. Ütles, et on olnud liiga hõivatud ja inimesed, kelle abi ta vajas, polnud temaga tagasi tulnud.

Juht vastas: Millist abi te vajasite? Teave? Kes pole sinu juurde tagasi saanud ja mida sa neilt vajasid?

Carl ja Michael pidid Mary oma edusammudest teavitama.

Mis teeb teid nii hõivatuks, et teil ei olnud aega oma kohustuste täitmiseks? Võtab liiga palju kohustusi piiratud tööaegadega, et neid täita.

Mida ma saan teha, et teid aidata?

Millal teete dokumendi kavandi läbivaatamiseks kättesaadavaks?

Kokkuvõtteks

Need näidised annavad ülevaate sellest, milline näeb välja tõhus dokumentatsioon võrreldes valesti kirjutatud dokumentidega. Järgige seda nõuannet, et tõhusalt ja seaduslikult dokumenteerida oma töökoha poliitikad, jõudlus ja sündmused.

Pange tähele, et kuigi esitatud teave on usaldusväärne, ei garanteerita selle täpsust ja seaduslikkust. Seda saiti loeb ülemaailmne publik ja tööseadused ja eeskirjad on osariigiti ja riigiti erinevad. Palun otsida õigusabi või osariigi, föderaal- või rahvusvaheliste valitsusressursside abi, et veenduda, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused on teie asukoha jaoks õiged. See teave on juhiste, ideede ja abi saamiseks.