Olulised haldusoskused, mida tööandjad hindavad
••• x-reflexnaja / iStock / Getty Images Plus
SisukordLaiendaSisukord
- Mis on haldusoskused?
- Haldusoskuste tüübid
- Suhtlemine
- Tehnoloogia
- Organisatsioon
- Planeerimine
- Probleemi lahendamine
- Rohkem haldusoskusi
- Vaadake uuesti üle
Tugeva töökoha kandidaadid administratiivsed oskused on peaaegu kõigis tööstusharudes suur nõudlus töökohtade järele.
Nende oskustega inimesed aitavad säilitada sujuvat kontoritööd, toetades samal ajal nii oma juhendajate kui ka sidusrühmade jõupingutusi. Ilma nendeta võib ettevõte kiiresti muutuda kaootiliseks, takistades tootlikkust ja põhjustades õnnetuid töötajaid. Administratiivsetel ametikohtadel olevad isikud peavad suutma korraga toime tulla paljude liikuvate osadega ja keeruliste olukordadega.
Kui soovite end avada palgatõusudeks ja ametikõrgendusteks, on mõistlik arendada erakordseid haldusoskusi.
Mis on haldusoskused?
Haldusoskused on seotud ettevõtte juhtimise või kontori korrastamisega ning neid on vaja mitmesuguste töökohtade jaoks, alates kontoriassistentidest kuni sekretäride ja kontorijuhtideni.
Peaaegu iga tööstusharu ja ettevõtte töötajad vajavad tugevaid haldusoskusi. Need oskused on kõrged ülekantav , mis tähendab, et samad oskused, mida kasutatakse kinnisvarale spetsialiseerunud ettevõttes, on asjakohased ja vajalikud ka tehnoloogiaettevõttes.
Haldusoskustega inimesed pakuvad tuge, mis võimaldab ettevõtetel oma põhiülesannet täita, olgu selleks siis klientide teenindamine või vidinate müük. Tehnilised oskused, näiteks oskus kasutada selliseid programme nagu Microsoft Office, on haldustöödel olulised. Aga nii on ka pehmed oskused , nagu suhtlemis- ja organiseerimisvõimed.
Haldusoskuste tüübid
Tasakaal
Vaadake järgmist loetelu olulistest haldusoskustest, mida enamik tööandjaid kandidaatidelt taotleb. See sisaldab ka seotud haldusoskuste alamnimekirju.
Arendage neid oskusi ja rõhutage neid töötaotlustes, CV-des, kaaskirjades ja intervjuudes. Näidates, et teil on konkreetsed oskused, mida ettevõte otsib, aitab teil tööle saada ja edutada.
Suhtlemine
Verbaalne kommunikatsioon
Suhtlemine on kriitiline haldus pehme oskus . Haldustöötajad peavad sageli suhtlema tööandjate, töötajate ja klientidega kas isiklikult või telefoni teel. On oluline, et nad räägiksid selgelt ja valjult, säilitades positiivse tooni.
Kuulamine
Hea suhtleja tähendab ka head olemist kuulaja . Peate tähelepanelikult kuulama juhte, teisi töötajaid ja klientide küsimusi ja muresid.
Kirjalik teatis
Äärmiselt oluline on ka kirjalik suhtlemisoskus. Enamik administratiivseid ametikohti hõlmab palju kirjutamist. Administratiivtöötajatel palutakse sageli kirjutada mitmesuguseid dokumente, sealhulgas memod oma tööandjatele, koopiaid ettevõtte veebisaidile või meilisõnumeid töötajatele või klientidele. Nad peavad suutma kirjutage selgelt, täpselt ja professionaalselt .
Muud suhtlusülesanded ja -oskused hõlmavad järgmist:
- Telefonidele vastamine
- Äriline kirjavahetus
- Klientidele helistamine
- Kliendisuhted
- Suhtlemine
- Kirjavahetus
- Kasutajatugi
- Klientide suunamine
- Redigeerimine
- Meil
- Viilimine
- Tervitades kliente
- Töötajate tervitamine
- Tervitades külastajaid
- Inimestevaheline
- Kuulamine
- Suuline suhtlus
- Esitlus
- Avalikud suhted
- Avalik esinemine
- administraator
- Stenograafia
- Meeskonnatöö
- Kirjutamine
- Kirjalik teatis
Tehnoloogia
Administratiivtöötajad peavad kasutama mitmesuguseid tehnoloogilisi tööriistu, alates Microsoft Office Suite'ist ja lõpetades WordPressiga kuni veebipõhiste ajastamisprogrammideni. Samuti peavad nad kasutama ja sageli hooldama kontoriseadmeid, nagu faksid, skannerid ja printerid.
Siin on nimekiri muudest haldustöötajatele vajalikest tehnilistest teadmistest või oskustest:
- Arvuti
- Lauaarvuti avaldamine
- Dokumendihaldus
- Faksimine
- Internet
- Kontoridokumentide pidamine
- Microsoft Office
- Kontoritehnika
- Kontoritarvete tellimine
- Tellimuse töötlemine
- Väljavaade
- QuickBooks
- Arvestuse pidamine
- Uurimine
- Kontorimasinate käitamine
- Tarkvara
- Arvutustabelid
- Aeg ja arveldamine
- Transkriptsioon
- Tippimine
- Dikteerimisest kirjutamine
- Videokonverentsi ettevalmistamine
- Kõnepost
- Sõnatöötlus
Organisatsioon
Igasugused haldustööd nõuavad tugevat organisatsiooniline oskused paljude ülesannetega žongleerida. Administratiivsed tugipersonalid peavad haldama erinevaid kalendreid, planeerima kohtumisi ja hoidma kontorit tõhusalt töös.
Siin on administratiivseks tööks vajalikud organiseerimisoskused:
- Täpsus
- Kohtumise seadistus
- Tähelepanu detailidele
- Arveldamine
- Raamatupidamine
- Kalender ja dokumenteerimine
- Vaimulik
- Tõhusus
- Viilimine
- Inventuur
- Õiguslik tutvus
- Multi-tegumtöö
- Kontori administreerimine
- Büroohaldus
- Kirjade sorteerimine ja kohaletoimetamine
- Aja planeerimine
- Reisikorraldus
Planeerimine
Teine oluline haldusoskus on oskus asju ette planeerida ja ajastada. See võib tähendada kellegi kohtumiste haldamist, töötajate haigestumise plaani koostamist või kontoriprotseduurisüsteemide arendamist. Administraator peab suutma ette planeerida ja valmistuda võimalikeks kontoriprobleemideks.
Siin on muud planeerimisega seotud oskused, mida haldustööd nõuavad:
- Analüütiline
- Suhtlemine
- Hinnates
- Sündmuse koordineerimine
- Eesmärkide seadmine
- Rakendusmeetmed
- Kohtumiste tegemine
- Koosolekute planeerimine
- Järelevalvemeetmed
- Korraldatud
- Ennustamine
- Prioriteetide seadmine
Probleemi lahendamine
Probleemi lahendamine ja kriitilise mõtlemise oskused on olulised igal administratiivsel ametikohal. Administraatorid on sageli see isik, kellelt töötajad ja kliendid küsimuste või probleemide korral abi otsivad. Nad peavad suutma kuulda erinevaid probleeme ja neid kriitilist mõtlemist kasutades lahendada.
Siin on vajalikud probleemide lahendamise ja kriitilise mõtlemise oskused:
- Enesekindel
- Kliendisuhted
- Koostöö
- Kriitiline mõtlemine
- Otsuse tegemine
- Töötajate suhted
- Eesmärgile orienteeritud
- Rakendamine
- Probleemi lahendamine
- Vahendus
- Büroo koordineerimine
- Uurimine
- Järelevalve
- Meeskonnatöö
- Koolitus
- Veaotsing
Rohkem haldusoskusi
Siin on täiendavad haldusoskused CV, kaaskirjade, töötaotluste ja intervjuude jaoks. Nõutavad oskused varieeruvad olenevalt töökohast, millele kandideerite, seega vaadake ka meie oskuste loendit töökohtade ja oskuse tüüp .
- Dünaamiline
- Seadmete käsitsemine
- Viilimine
- Paindlikkus
- Säilitage fookus
- Organisatsiooniline
- Patsient
- Meeldiv
- Professionaalsus
- Leidlikkus
- Enesemotivatsioon
- Strateegiline planeerimine
- Võtke initsiatiiv
- Kirjalik teatis
Vaadake üle CV ja kaaskirja näidised
Vaadake üle näited CV ja kaaskirjast administraatori ametikoha jaoks.
Kuidas oma oskused silma paista
LISAGE OMA CV-sse ASJAKOHASED OSKUSED: Lisage oma CV-sse tööga kõige tihedamalt seotud terminid, eriti oma tööajaloo kirjeldusse.
TOIMIGE OMA KAASKIRJAS TÄHELE OSKUSED: Kaasake oma haldusoskused oma kaaskiri . Lisage üks või kaks oskust ja tooge konkreetseid näiteid juhtudest, kui olete neid omadusi tööl näidanud.
KASUTAGE TÖÖINTERVJUU AJAL OSKUSSÕNU: Neid sõnu võid kasutada ka oma töövestlustel . Olge valmis vastates tooma näiteid selle kohta, kuidas olete kõiki neid oskusi kasutanud haldusintervjuu küsimused .