Tööotsing

Olulised oskused kantseleitöö jaoks

CV-de, kaaskirjade ja intervjuude jaoks

Administratiivtöötaja laua taga

•••

nadia_bormotova / iStock / Getty Images Plus



SisukordLaiendaSisukord

Bürootöö tagab büroo sujuva ja tõhusa toimimise. See hõlmab kontori igapäevaseid haldusülesandeid, nagu telefonidele vastamine, kohtumiste planeerimine, fakside saatmine ja dokumentide esitamine.

Ameti- ja haldusoskused on kasulikud peaaegu kõigile, kes kontoris töötavad. Enamik töötajaid peab tegema vähemalt osa kontoritööd. Seetõttu on need oskused olulised sõltumata teie ametlikust ametinimetusest. Kontoriametnikel ja sekretäridel peavad olema eriti tugevad ametnikuoskused. Nendel ametikohtadel töötavad töötajad täidavad suurema osa kontori igapäevastest ülesannetest.

Ametitöö tüübid

Kuigi mõned inimesed kasutavad neid ametinimetusi vaheldumisi, erinevad kontoriametnikud ja sekretärid haldusassistendid . Haldusassistendid vajavad sageli kõrgkooli kraadi ja neile antakse rohkem kohustusi, sealhulgas projektide juhtimine ja mõnikord meeskondade juhtimine.

Seevastu ametnikud ja sekretärid ei vaja tavaliselt laiaulatuslikku haridust peale keskkooli kraadi (kuigi on ka kõrgharidusprogramme, mis keskenduvad büroo- ja sekretäritööle). Ametnikud ja sekretärid juhivad büroo igapäevast tegevust, kuid üldjuhul ei ole neil juhtimiskohustusi.

Ametnikud ja sekretärid töötavad erinevates tööstusharudes, sealhulgas rahanduses, äris, meditsiinis, valitsuses ja õigusvaldkonnas. Mõned neist ametikohtadest nõuavad spetsiifilisi oskusi. Siiski on olemas põhioskused, mis on vajalikud peaaegu igal büroo- ja haldusassistendi ametikohal.

Parimad ametnikuoskused

Allolevas loendis kirjeldatakse ametioskusi, mida tööandjad töökandidaatidelt taotlevad. Kaasas on üksikasjalik loetelu viiest kõige olulisemast ametnikuoskusest, samuti täiendavad loendid seotud haldusoskustest.

Tähelepanu detailidele

Ametlik töö hõlmab tähelepanu pööramist kontori igapäevastele üksikasjadele – asjadele, mis teistel inimestel kahe silma vahele jäävad – nagu meilidele vastamine ja nende jälgimine, kohtumiste jälgimine ja dokumentide ülevaatamine. Ametniku või sekretärina on oluline keskenduda nendele üksikasjadele ja mitte lasta millelgi läbi libiseda. Näiteks eeldatakse, et ametnikud vaatavad dokumendid üle mis tahes kirjavigade või vigade suhtes, enne kui need huvirühmadele välja lähevad.

  • Aktiivne kuulamine
  • Analüütiline
  • Töökus
  • Riski tuvastamine
  • Reisikorralduste tegemine
  • Vaatlus
  • Organisatsioon
  • Planeerimine
  • Prioriteetide seadmine
  • Probleemi lahendamine
  • Arutluskäik
  • Arvestuse pidamine
  • Kohtumiste planeerimine
  • Aja planeerimine
  • Tippimine

Suhtlemine

Ametlikel töötajatel peab olema tugev kirjalik ja suuline oskus suhtlemisoskused ülemuste, kolleegide ja klientidega. Tavaliselt vastavad nad telefonidele, kirjutavad memosid, saadavad e-kirju ning tervitavad kliente ja kliente. Nad peavad suutma rääkida ja kirjutada selgelt ja tõhusalt ning kergesti arusaadaval viisil. Ametnikud ja sekretärid suhtlevad igapäevaselt paljude erinevate isiksustega, nii et teadmine, kuidas kaastöötajatega tõhusalt suhelda, tähendab vahet pikaajalise ja lühiajalise karjääri vahel.

  • Telefonidele vastamine
  • Suhtlemine
  • Kirjavahetus
  • Kasutajatugi
  • Delegeerimine
  • Meil
  • Faksimine
  • Vastuvõtulett
  • Keeleoskus
  • Kuulamine
  • Suuline suhtlus
  • Korrektuur
  • Meeskonnatöö
  • Kirjalik suhtlus

Arvuti oskused

Praegusel ajal ja ajastul, arvuti oskused on kriitilise tähtsusega mis tahes kontoritöö jaoks. Ametnikud ja sekretärid peavad olema kiired ja täpsed masinakirjutajad. Tavaliselt nõutakse neilt ka andmete sisestamist, seega peaksid nad seda tegema olema tuttav Microsoft Exceliga ja muu andmesisestustarkvara. Samuti peaksid nad olema tuttavad muu Microsoft Office'i tarkvaraga, nagu Word ja PowerPoint. Kõik täiendavad arvutioskused, näiteks veebilehtede kujundamise või redigeerimise oskus, loetakse suureks plussiks.

  • Võlad/nõuded
  • Andmesisestus
  • Andmehaldus
  • Andmete visualiseerimine
  • Andmebaasi sujuvus
  • Lauaarvuti avaldamine
  • Digikalendrid (Google, Outlook jne)
  • Meilisuhtlus
  • Microsoft Office
  • Kontorimasinad
  • Arvutustabelid
  • Tippimine
  • Sõnatöötlus

Arvestusoskus

Kirjandustöö hõlmab arvutamisoskust, mis eeldab elementaarseid matemaatilisi oskusi numbrilise teabe mõistmiseks. Mõned ametnikud vastutavad teatud määral ka ettevõtte raamatupidamise ja/või raamatupidamise eest, lisaks muudele numbrilistele ülesannetele. Ametnikud, kes suudavad neid ülesandeid kiiresti ja tõhusalt täita, saavad nendes rollides edukad. Kui te pole suurepärane matemaatik, ärge muretsege. Lihtsalt veenduge, et teil oleks elementaarsed matemaatikaoskused ja analüütiline mõtlemine .

  • Raamatupidamine
  • Täpsus
  • Aritmeetika
  • Arvutus
  • Arveldamine
  • Raamatupidamine
  • Eelarve koostamine
  • Andmeanalüüs
  • Hinnang
  • Kulu
  • Loogiline mõtlemine
  • Teabe korrastamine
  • Arvutustabelid
  • Tehnoloogia
  • Trendide mõistmine
  • Kaaluge erinevaid võimalusi

Organisatsioon

Ametnikud ja sekretärid peavad olema organiseeritud, sest nemad vastutavad büroo tõrgeteta toimimise eest. Nende ülesannete hulka kuulub tööandja ajakava jälgimine, meilidele ja telefonikõnedele vastamine ning failide haldamine.

Võttes tugevad organiseerimisoskused võimaldab teil neid ülesandeid tõhusalt täita. Kasulik on teha kokkuvõte valdkondadest, kus olete organiseeritud ja mille kallal peaksite töötama. Näiteks ülesannete ja meeldejäävate asjade üleskirjutamine märkmetele on viis tagada, et midagi ei jääks kahe silma vahele.

  • Hindamine
  • Koostöö
  • Otsuse tegemine
  • Delegatsioon
  • Posti kohaletoimetamine
  • Dokumenteerimine
  • Tõhus
  • Viilimine
  • Juhtimine
  • Multitegumtöö
  • Kontori juhtimine
  • Järelevalve
  • Fotokopeerimine ja kõrvutamine
  • Füüsiline organiseeritus
  • Planeerimine
  • Prioriteetide seadmine
  • Arvestuse pidamine
  • Sorteerimine
  • Aja planeerimine

Probleemi lahendamine

Olles a tugev probleemide lahendaja See on võtmetähtsusega ametnike ülesannete ja probleemide tõhusaks täitmiseks, kui need tekivad. Sõltuvalt teie rolli ulatusest peate lahendama probleeme klientidega, kolleegidega või tehnilisi tõrkeid. Kui teete seda õigeaegselt ja jääte surve all rahulikuks, tagate iga kord parima tulemuse.

  • Aktiivne kuulamine
  • Kohanemisvõime
  • Analüüsimine
  • Suhtlemine
  • Loov mõtlemine
  • Kriitiline mõtlemine
  • Klientide kaebused
  • Otsuse tegemine
  • Delegeerimine
  • Emotsionaalsed oskused
  • Inimestevaheline
  • Tasane peapööritus
  • Vastupidavus
  • Riskijuhtimine
  • Tehniline tõrkeotsing

Leidlikkus

Ametnikuna aitab kohanemisvõime teil kiires keskkonnas areneda. Sinult oodatakse, et saad muutuste ajal töö tehtud ja oled oma kolleegidele usaldusväärne ressurss. Selle tõhusaks tegemiseks on vaja erinevaid oskusi, alates multitegumtööst ja kriitilisest mõtlemisest kuni avatud meelega. Võib juhtuda, et teie ülemus või ülemus ei saa teid tõrkeotsingul aidata. Kui sul on võime surve all iseseisvalt töötada, oled sa silmapaistev töötaja.

  • Haldustarkus
  • Loov mõtlemine
  • Paindlikkus
  • Päringute käsitlemine
  • Iseseisvus
  • Kontori inventari jälgimine
  • Multitegumtöö
  • Avatud meel
  • Püsivus
  • Fotokopeerimine/skaneerimine
  • Ennetav
  • Probleemi lahendamine
  • Uurimine
  • Enesedistsipliin

Olulised pehmed oskused

Lisaks viiele parimale ametnikuoskustele omavad ka parimad kontoritöötajad pehmed oskused mis on sageli pigem kaasasündinud isiksuseomadused kui õpitud pädevused.

Nende hulka kuuluvad tugevad inimestevahelised oskused, meeskonnatöö , paindlikkus, töökindlus, kohanemisvõime ja loovus. Need on kontorijuhtide jaoks olulised omadused, vastuvõtutöötajad , isiklikud abistajad, kontoriassistendid , ja tegevjuhi assistendid .

Võtmed kaasavõtmiseks

LUGEGE TÖÖ KIRJELDUS HOOLIKALT: Iga töö nõuab erinevaid oskusi ja kogemusi, seega keskenduge tööandja loetletud oskustele. Saate vaadata meie teisi loendeid ametikoha järgi loetletud oskused ja poolt oskuse tüüp .

KASUTAGE OMA CV-s MÄRKSÕNAD: Tööandjad kasutavad taotlejate jälgimissüsteemid konkreetset otsida märksõnad , nii et neid sisaldavad CV-d valitakse suurema tõenäosusega edasiseks ülevaatamiseks.

LISAGE OMA KAASKIRJA MÄRKSÕNAD: Teie kehas kaaskiri , proovige mainida ühte või kahte neist oskustest ja tooge konkreetne näide ajast, mil te neid tööl demonstreerisite.

MÄRKI INTERVJUUS OSKUSÕNAD: Veenduge, et teil oleks vähemalt üks näide ajast, mil demonstreerisite siin loetletud viit parimat oskust intervjuu .

Artiklite allikad

  1. O * NET. ' Teadmised – ametnikud ,' Kasutatud 12. novembril 2019.

  2. Tööstatistika büroo. ' Mida teabeametnikud teevad? ,' Kasutatud 12. novembril 2019.

  3. Tööstatistika büroo. ' Kuidas saada infoametnikuks ,' Kasutatud 12. novembril 2019.

  4. Tööstatistika büroo. ' Infoametnikud – töökeskkond ,' Kasutatud 12. novembril 2019.