Olulised ajajuhtimise oskused töökohal edu saavutamiseks
••• PM Images / Pildipank / Getty Images
- Mis on ajajuhtimise oskused?
- Ajajuhtimise oskuste tüübid
- Prioriteetide seadmine
- Ajakava koostamine
- Ülesannete haldamine
- Töökoormuse juhtimine
- Delegatsioon
- Rohkem ajajuhtimise oskusi
- Näited ajajuhtimisest töökohal
Mis on ajaplaneerimise oskused ja miks on need töökohal olulised? Töötajad, kes juhivad oma aega hästi, on produktiivsemad, tõhusamad ja peavad suurema tõenäosusega tähtaegadest kinni. Nad keskenduvad kõige olulisematele ja ajatundlikumatele ülesannetele ning piiravad ebaoluliste ülesannete täitmiseks raisatud aega.
Ajaplaneerimise oskused, nagu teisedki pehmed oskused , nagu näiteks organiseerimisoskused , on suure nõudlusega. Tööandjad hindavad teie võimet oma aega hallata ja teie meeskonna tõhusust osakonna eesmärkide saavutamisel.
Õppige tundma ajahaldusoskusi, mõistke, miks need on töökohal väärtuslikud, vaadake üle erinevad ajajuhtimise oskused ja vaadake näiteid nende töös kasutamise kohta.
Mis on ajajuhtimise oskused?
Aja juhtimine hõlmab nii enda kui ka teiste aja juhtimist. Aja planeerimine tähendab tõhusat töötamist ja igas tööstusharus otsivad tööandjad töötajaid, kes saaksid tööl saadaolevat aega optimaalselt kasutada. Aja säästmine säästab organisatsiooni raha ja suurendab tulusid.
Tõhus ajajuhtimine nõuab, et töötajad analüüsiksid oma töökoormust, määraksid prioriteedid ja keskenduksid produktiivsetele ettevõtmistele.
Töötajad, kes on suurepärased ajajuhid, suudavad kõrvaldada segavad tegurid ja paluda oma eesmärkide saavutamisel kolleegide tuge.
Ajajuhtimise oskuste tüübid
Tasakaal
Prioriteetide seadmine
Võib-olla on võimatu täita iga minutilist ülesannet, mida teilt oodatakse. Samuti võite soovida teha kõike korraga. Kuid peate prioritiseerima, et saaksite kõige olulisemad ülesanded täita mõistlikus järjekorras. Prioriteedi määramisel arvestage selliseid tegureid nagu iga ülesande täitmine, kui kaua see võib võtta, kui oluline see võib olla teistele organisatsioonis osalejatele, mis võib juhtuda, kui ülesannet ei tehta ja kas mõni ülesanne võib katkeda. protsessi kitsaskohtade tõttu.
- Eraldamine
- Ootuste juhtimine
- Jäätmete ennetamine
- Taotluste ja nõudmiste tähtsustamine
- Väärtuslikud tegevused (HVA-d)
- Tulemuslikkuse ülevaated
- Eesmärkide seadmine
Ajakava koostamine
Ajakava koostamine on oluline, sest osa ülesandeid tuleb teha kindlatel kellaaegadel. Ajastamine mõjutab teie päeva, nädalat, kuud ja ka teiste inimeste töövoogu. Enamikul on kindlad kellaajad, mil nad on energiataseme ja päevavajaduse tõttu enam-vähem produktiivsed. Ajakava võib olla ka hea viis edasilükkamise vältimiseks.
- Planeerimistarkvara
- Tahtlikkus
- Täpsus
- Laiemate eesmärkide jagamine verstapostideks
- Vertapostide jagamine projektideks
Ülesannete haldamine
Ülesannete nimekirjad (õigesti prioritiseeritud ja ajakavaga integreeritud) on suurepärane viis millegi olulise unustamise vältimiseks. Need on ka suurepärane viis vältida kogu päeva mõtlemist kõigele, mida tegema pead. Ülesannete meelespidamine võtab energiat ja mõtlemine kõigele, mida terve nädal tegema pead, võib olla kurnav ja üle jõu käiv. Jagage kõik vajalikud ülesanded iga päeva jaoks loendisse ja te ei pea kõigi nende pärast korraga muretsema. Võtke oma ülesanded lihtsalt üks päev korraga.
- Ennetav
- Pakkimine
- Igapäevaste, iganädalaste ja igakuiste tegevusloendite koostamine
- Multitegumtöö
- Põhjalikkus
- Organisatsioon
- Meilihaldus
Töökoormuse juhtimine
Töö tempostamine, ehkki oskuseks nimetamine võib tunduda veider, on oluline ajajuhtimise kontseptsioon. Kuigi pikad töötunnid või pauside vahelejätmine võivad mõnikord lühiajaliselt tootlikkust tõsta, tagab teie hilisem kurnatus, et teie üldine tootlikkus tegelikult langeb. Välja arvatud haruldased hädaolukorrad, on oluline seista vastu kiusatusele üle töötada. Kaasake oma ajakavasse vajalikud pausid ja mõistlik suitsetamisest loobumise aeg.
Enda jaoks optimaalse töökoormuse tundmine ja jõustamine tagab teie töö järjepidevuse ja väldib läbipõlemist. Tööandjad tahavad teile pikas perspektiivis loota.
- Protsessi juhtimine
- enesekehtestamine
- Jäätmete kõrvaldamine
- Pauside tegemine
Delegatsioon
Sõltuvalt sellest, millist tööd te teete, võite seda teha delegeerida mõned ülesanded . Teadmine, mida ja millal delegeerida, on oluline oskus. Mõned inimesed keelduvad delegeerimisest kas seetõttu, et nad tahavad säilitada kontrolli või soovivad säästa raha, jättes abilised palkamata. Mõlemad lähenemisviisid kahjustavad lõppkokkuvõttes tootlikkust ja suurendavad kulusid.
Pidage aga meeles, et kui harjutate usinalt ajaplaneerimist ja ikka ei jõua kõike teha, proovite ehk liiga palju teha. Parem on õnnestuda mõnes ülesandes kui proovida ja ebaõnnestuda paljudes.
- Otsin ekspertide abi
- Modereerivad koosolekud
- Esitlus
- Meeskonnatöö
- Juhtimine
- Koostöö
- Motivatsioon
Rohkem ajajuhtimise oskusi
Siin on rohkem ajaplaneerimist CV, kaaskirjade, töötaotluste ja intervjuude jaoks. Nõutavad oskused varieeruvad olenevalt töökohast, millele kandideerite, seega vaadake ka meie oskuste loendit töökoha järgi ja oskuste tüüp .
- Auditeerimine
- Enesehooldus
- Avatus
- Tootlikkuse tarkvara
- Suhtlemine
- Kohanemisvõime
- Kõrge stressitaluvus
- Töökindlus
- Tähelepanu detailidele
- Deduktiivne arutluskäik
- Induktiivne arutluskäik
- Kriitiline mõtlemine
- Hinnates
- Pidev täiustamine
- Riskijuhtimine
- Veaotsing
- Kvaliteedi tagamine
- Projekti juht
- Konfliktide juhtimine
- Arustamisvõime
- Vastavus
- Liigendav
- Ajurünnak
- Tõhusus
- Töökus
- Probleemi tundlikkus
Näited ajajuhtimisest töökohal
Selles loendis on näiteid tõhusast ajajuhtimisest tööl.
A-E
- Plaanide kohandamine muutuvate oludega.
- Aja eraldamine konkreetsete ülesannete jaoks.
- Protsesside analüüsimine ja ülesande täitmiseks lihtsaima viisi valimine.
- Abi küsimine, kui olete nõudmistega üle koormatud.
- Enesekindlus öelda ei sobimatutele nõudmistele, mis häirivad tähelepanu kesksetest ülesannetest.
- Rünnata keerulisemaid ülesandeid, kui teil on kõrgeim energia ja teravam keskendumisvõime.
- Aja kulutamise auditeerimine.
- Vältige töökaaslastega liigset väikest juttu.
- Viivitamise vältimine; muretsemise asemel tegutseda.
- Laiemate eesmärkide jagamine väiksemateks osadeks ja keskendumine ühele sammule korraga.
- Projektide jagamine juhitavateks osadeks.
- Igapäevaste, iganädalaste ja igakuiste tegevusloendite koostamine.
- Ajakavade koostamine.
- Rutiinsemate ülesannete delegeerimine madalama taseme töötajatele.
- Sööge hästi, et säilitada energiat.
- Ajaraiskajate kõrvaldamine.
- Vabal ajal treenimine ja muudes stressi vähendavates tegevustes osalemine, et tööl energiat maksimaalselt kasutada.
F-Z
- Tõhusate koosolekute hõlbustamine; koosolekute tähtaegadest kinnipidamine.
- Sarnaste ülesannete rühmitamine üleminekuaja piiramiseks.
- Korraldatud tööpiirkonna säilitamine.
- Multitegumtöö ; sujuvalt ühelt ülesandelt teisele üleminek.
- Avatus tõhusamatele asjade tegemise viisidele.
- Korraldamine digitaalsed failid hõlpsaks leidmiseks.
- Planeerige oma päeva eelmisel õhtul või esimese asjana hommikul.
- Taotluste ja nõudmiste tähtsustamine.
- Projektide loendi prioriteediks seadmine ja suurema väärtusega ülesannetele keskendumine kiiremate tähtaegadega.
- Täpsus.
- Mobiiltelefonid kõrvale jätmine, et vältida isiklike sõnumite segamist, kui see pole töö jaoks vajalik.
- Toimivuse ülevaatamine ja prioriteetidest kõrvalekallete kõrvaldamine.
- Päeva-, nädala- ja kuueesmärkide seadmine.
- Realistlike kvaliteedistandardite seadmine ja perfektsionismi vältimine.
- Meilidele vastamise konkreetse aja määramine.
- Energia taastamiseks tehke lühikesi pause.
- Võimaluse korral puudutage iga paberitükki või lugege iga meili üks kord.
Kuidas oma oskused silma paista
Lisage oma CV-sse asjakohased oskused: Juhatajaassistentide ja juhtide jaoks on olulised ülaltoodud ajaplaneerimise oskused lisada oma CV-sse .
Tõstke oma kaaskirjas esile oskused: Lugedes hoolikalt töökirjeldust, märkige oma kirjas sarnased projektid kus ajaplaneerimine oli võtmetähtsusega.
Kasutage oma tööintervjuul oskussõnu: Vaadake need üle ajaplaneerimise intervjuu küsimused enne töövestlust, nii et olete valmis vastama konkreetsete näidetega selle kohta, kuidas te oma töökoormust tõhusalt hallate.
Artiklite allikad
O * NET Online. ' Oskused — ajaplaneerimine .' Kasutatud 16. detsembril 2021.