Projektijuhtimise alternatiivid Gantti diagrammidele

5 viisi oma projekti jälgimiseks ilma Gantti diagramme kasutamata

•••

Henrik Sorensen / Riser / Getty Images

Projektijuhid kasutavad Gantti diagramme väga kasuliku tööriistana, et jälgida ja koordineerida kõiki suure projektiga seotud väikeseid samme. Gantti diagrammid võivad kiiresti muutuda ülekaalukaks ja segaseks. Need võivad osutuda eriti segaseks inimestele, kes ei tea, kuidas neid lugeda. Proovige kasutada Gantti diagrammi, et selgitada oma edusamme kliendile või kolleegile teises osakonnas ja teie kätes võib olla üsna suur väljakutse.

See pole ainus väljakutse, mida Gantti edetabelid esitavad. Gantti diagrammi andmed Tavaliselt nõuab vaatamiseks, redigeerimiseks ja printimiseks spetsiaalset tarkvara, mis on peaaegu alati väljakutse. Lisaks soovite mõnikord keskenduda vaid väikesele osale projektist, ilma et teid kogu projekti kohta saadav lisateave üle koormaks.

Kuigi Gantti diagrammid on üks suurepärane lahendus projektijuhtimiseks, pole need ainsad. Kui teil on vaja vaadata teabe väiksemat valimit või esitada lihtsustatud versioon või osa teabest olukorras, kus Gantti diagramm pole otstarbekas, võib alternatiivne meetod sobida.

Ülesannete loendid

Igaüks äriringkonnas peaks olema tuttav põhiülesannete loendiga ja sellega rahul. Tegelikult on organiseerimine üks tipposkused projektijuhile .

Ülesannete loend viib ülesannete loendi järgmisele tasemele. Ülesannete loendi abil saate lisada täiendavaid veerge, mis näitavad, kes iga ülesande täitma hakkab, ülesande olekut, algus- ja lõppkuupäeva ning ülesande õigeaegse täitmise tõenäosust. Võite isegi lisada märkeruudud, et oma meeskonnaliikmed saaksid kontrollida, kas üksused on täidetud.

Arvutustabelid

Teine alternatiiv on lihtsustatud diagramm arvutustabelis. Ülesandeid saate endiselt loetleda vasakpoolses servas ja saate siiski varjutada ribad, mis näitavad teie edenemise taset ning ülesannete eeldatavat algus- ja lõppkuupäeva.

Arvutustabelite valmistamine ja värskendamine võib aga aeganõudev olla, nii et te ei soovi neid kasutada kogu projektihalduslahendusena. Lihtsa ühekordse aruande jaoks kliendi või juhi jaoks võib lihtsustatud arvutustabel aga projekti visuaalselt paigutada viisil, mis
lihtne seletada ja mõista. See on ka hea võimalus projekti edenemise jälgimiseks.

Vooluskeemid

Vooskeemid või võrguskeemid näitavad projekti ülesandeid nende täitmise järjekorras. Vooskeemid võivad olla nii lihtsad või keerulised, kui soovite. Näiteks võite, kuid ei pruugi soovida loetleda teavet, nagu iga etapi algus- ja lõppkuupäev, ülesande identifitseerimisnumber või
asukoht. Pidage meeles, et liiga suure teabe lisamine võib muuta need diagrammid raskesti loetavaks.

Kuigi paljude inimeste arvates on vooskeeme lihtsam lugeda ja mõista kui Gantti diagramme, võib nende koostamine olla tülikas. Lisaks on need sageli sobimatud suurte ja keeruliste probleemide lahendamiseks. Vooskeemid sobivad kõige paremini lihtsate projektide esitamiseks koos ülesannetega, mis loomulikult edenevad ühest
järgmine, kuid seda ei tohiks kasutada pikaajalise vahendina ega liiga keeruliste projektide jaoks.

Kanbani lauad

Kas teie projektis on palju samme, mida ei pea tingimata tegema järjestikuses järjekorras? Kas sama projekti kallal töötab mitu inimest või uuendatakse ülesandeid sageli? Kui nii, Kanban võib pakkuda teile ideaalset lahendust.

Kanbani tahvli puhul kirjutatakse iga projektiülesanne kleepuvale sedelile ja asetatakse vastavasse veergu, näiteks 'teha', 'töös' või 'tehtud'. Iga ülesande täitmisel liigutatakse vastavat kleepuvat sedelit mööda tahvlit, kuni kõik märkmed on veerus 'tehtud'.

Seda organisatsioonisüsteemi on väga lihtne mõista ja kiiresti muuta, kuid see pole eriti kaasaskantav ning peate olema ettevaatlik, et ükski noot ei kukuks ega läheks kaduma.

Olekuaruanded

Gantti diagrammid on suurepärased tööriistad teie projektide jälgimiseks, mitte tingimata nende edastamiseks. Kui teil on vaja ainult oma edusammudest kliendi, projekti sponsori või teiste meeskonnaliikmetega teavitada, a olekuaruanne võib olla teie parim valik. Lisaks loovad paljud projektihaldustarkvaraprogrammid lihtsustatud, kergesti mõistetavaid olekuaruandeid vaid mõne hiireklõpsuga, säästes teie väärtuslikku aega ja energiat.

Gantti diagrammid on väga praktilised kõigi suure projektiga seotud ülesannete jälgimiseks, kuid need ei ole alati parimad selle teabe edastamiseks teistega, eriti nendega, kes pole harjunud neid lugema.

Teil on mitu muud alternatiivi. Proovige ise ühte neist viiest Gantti diagrammi alternatiivist. Võite olla meeldivalt üllatunud, kui palju aega saate kokku hoida.