Inimressursid

Töötajate palgaarvestuse faili eesmärk ja sisu

Naine, kes töötleb oma laua taga palgafaile

••• Kultuur RM/Julian Love/Kultuur/Getty Images

Töötajate palgaarvestuse fail on hoidla kõigele, mis on seotud töötaja palgatšekiga. Palgafaili loomise peamine põhjus on piirata juurdepääsu ülejäänud konfidentsiaalsele teabele, mis asub personalitoimikus.

Töötajate palgaarvestuse faili eesmärk

Palgafail võimaldab raamatupidamistöötajatel maksta töötajale ilma töötaja konfidentsiaalsele teabele juurdepääsuta. Raamatupidajad saavad pidada palgaarvestust seal, kus on mõttekas töötajale palka maksta. Juhtudel, kui palgaarvestus ja raamatupidamine on allhanke korras, on see veelgi soovitatavam tava töötaja palgaarvestuse jaoks.

Palgafail piirab ligipääsu töötajate konfidentsiaalsele teabele. Töötajate palgafail võimaldab raamatupidamis- ja finantstöötajatel omada töötajale maksmiseks vajalikku teavet käepärases kohas. Asukoht peaks olema turvaline ja teistele töötajatele kättesaamatus kohas.

Peate raamatupidamistöötajatele muljet avaldama, et palgafailides sisalduv teave on konfidentsiaalne ja seda ei tohiks ilma personalitöötajate loata ja välja kirjutada. Samuti ei tohiks raamatupidamistöötajad jagada teavet töötajate tõstmise, edutamise, boonuste ja muu töötajate kohta konfidentsiaalse teabe kohta.

Personaliosakond ei pea jälgima raamatupidamise juurdepääsu töötajate palgaarvestusfailidele. Nagu soovitatakse seotud töötajate failide (nt personali- ja meditsiinitoimikud) puhul, peaksite piirama juurdepääsu palgaarvestuse failile. Sisu peaksid nägema ainult need inimesed, kellel on vaja oma töö tegemiseks teavet.

Töötajate palgaarvestuse faili sisu

See on soovituslik nimekiri sellest, mis kuulub töötajate palgaarvestusfaili.

  • Pakkumise kiri, mille on allkirjastanud värbamisjuht, personaliosakonna ja töötaja
  • Personaliosakonna ja värbamisjuhi allkirjastatud maksevolitused, kui töötajaleping on olemas
  • W-4 vorm
  • Paberitöö ja luba, mis on seotud töötajate hüvitistega, mis hõlmavad palga mahaarvamist
  • Otsehoiustamise loa vorm
  • Palgaaja arvestuse blanketid
  • Iganädalased tunnitabelid
  • Kella salvestused, kus neid kasutatakse
  • Osalemise arvestus
  • Kulude hüvitamise taotlused, sealhulgas dokumendid ja kviitungid reisi- ja muude lubatud kulude kohta
  • Õppemaksu hüvitamise vormid ja maksekviitungid, raamatud ja nii edasi
  • Tasuge ettemaksutaotlusvormid
  • Ettevõtte laenudokumendid ja maksegraafik
  • Arestimismäärused ja -dokumendid
  • Privaatse teabe avaldamise luba
  • Iga töötaja tõstmisega seotud paberimajandus
  • Mis tahes asjaga seotud paberimajandus boonus , kasumi jagamine , ehk tunnustusauhind
  • W-2 vormid
  • Kõigi muude palgaarvestustoimingute luba, mida teie ettevõte lubab

Tuntud ka kui töötajate failid, töötajate dokumendid , personalitoimikud, dokumentatsioon

Märkus. Susan Heathfield teeb kõik endast oleneva, et pakkuda sellel veebisaidil täpset, terve mõistusega ja eetilist personalijuhtimise, tööandja ja töökoha nõuannet, kuid ta ei ole advokaat. Saidi sisu ei tohi tõlgendada juriidilise nõuandena. Saidil on ülemaailmne vaatajaskond ja tööseadused ja -määrused on erinevad osariigist osariiki ja riigist riiki, nii et artiklid ei saa olla teie töökoha jaoks kõigi nende kohta lõplikud. Kahtluse korral otsige alati õigusnõustajat. Saidil olev teave on ainult juhiseks.