Parimad kontoriassistendi oskused koos näidetega
Kontoriassistendi oskuste loetelu elulookirjelduste, kaaskirjade ja intervjuude jaoks
SisukordLaiendaSisukord- Kontoriassistendi töökohustused
- Parimad kontoriassistendi oskused
- Verbaalsed suhtlemisoskused
- Kirjalikud suhtlemisoskused
- Sõbralikkus
- Tehnoloogilised oskused
- Organisatsioon
- Probleemide lahendamise oskused
- CV ja kaaskirjade näited
Maddy Price / Tasakaal
Kontoriassistentide ametikohti võib leida kõigist tööstusharudest ja neil on palju oskusi. Bürooassistente nimetatakse mõnikord sekretärideks või haldusassistentideks, kuid nad abistavad büroo toimimist.
Olenemata sellest, kas büroo kuulub advokaadibüroole, arstipraksisele, õppeasutusele või ettevõttele, on vajadused sarnased: keegi peab kontorit kasutavate inimeste nimel dokumente esitama, ajakavasid pidama ja rutiinse suhtluse eest hoolitsema. .
Mõned kontoriassistendid töötavad eemalt. Virtuaalsed assistendid tavaliselt töötavad kodus, täites ülesandeid, mida tavaliselt teeb haldusassistent või sekretär.
Kontoriassistendi töökohustused
Kuigi bürooassistendi ametikohad on üldiselt sarnased, on töö siiski erinev – see on pigem päevade lõikes erinev kui kontoriti. Täna võite tegutseda kui a administraator , homme võib tekkida vajadus printeri parandamiseks ja ülejärgmisel päeval peate kogu kartoteekkapi pilve teisaldama. Edu saavutamiseks vajate väga laiaulatuslikku oskuste kogumit.
Kontoriassistendid kuuluvad ärimaailma suurte laulmata kangelaste hulka, sest kui teete oma tööd õigesti, ei pane keegi seda tähele – kontor näib töötavat ise. Kuid mõned inimesed naudivad kiiret, kuid paindlikku tööd, tunnet, et nad on kõige keskmes. Hea sekretär võib leida tööd peaaegu kõikjal, igas organisatsioonis.
Parimad kontoriassistendi oskused
Siin on mõned parimad oskused, mida tööandjad kontoritöötajate palkamisel otsivad.
Verbaalsed suhtlemisoskused
Suhtlemine on kriitiline pehme oskus kontoriassistendi jaoks. Peate suhtlema oma juhendaja, kontorikaaslaste, spetsialistidega, keda abistate, ja võib-olla ka klientide või sama organisatsiooni teiste kontorite inimestega. Te kõik töötate meeskonnana ja olete selle peamine suhtluskeskus.
Peate olema rõõmsameelne, abivalmis, hästi informeeritud, sõnaosav ja a hea kuulaja iga päev.
- Vasta telefonid
- Kliendisuhted
- Suhtlemine
- Telefonikõnede suunamine
- Sõnumi võtmine
- Telefonikõnede suunamine
- Elektrikilp
- Telefon
- Verbaalne kommunikatsioon
Kirjalikud suhtlemisoskused
Enamik kontoriassistente kirjutab palju. Nad võivad kirjutada memosid, täita vorme või mustandeid kirju või e-kirju. Mõned loovad sisu ettevõtte veebisaidile või muudavad teiste jaoks teksti. Selge, professionaalne kirjalik suhtlus on kohustuslik.
- Kirjavahetus
- Meil
- Postitused
- Tippimine
- Sõnatöötlus
- Kirjalik teatis
Sõbralikkus
Kontoriassistent võib olla esimene, keda klient kontorisse sisenedes näeb. Kui kontori peamine elanik on parasjagu väljas, võib kontoriassistent olla ainus inimene, kellega külastaja suhtleb. Peate olema valmis tervitama iga külastajat naeratuse ja hea sõnaga ning aitama neid kõigega, mida nad seni suudavad. Nii hea suhtlemisoskus on vajadus.
- Kasutajatugi
- Külastajate suunamine
- Paindlik
- Sõbralik
- Tervitage külalisi
- Inimestevaheline
- Positiivne suhtumine
- Töökindlus
- Tere tulemast Külastajad
Tehnoloogilised oskused
Vanasti tegid sekretärid palju trükkimist. Ajad on muutunud ja tehnoloogia samuti, kuid kontoriassistendid võivad siiski oodata, et nad veedavad palju aega klaviatuuri ees. Kirjutusmasina asemel peate tundma erinevaid tarkvararakendusi. Samuti ei tee halba teadmine, kuidas teha kerget tehnilist tuge ja kuidas tõrksat printerit parandada.
- Arvuti
- Google Docs
- Google Drive
- Google'i vormid
- Google'i arvutustabelid
- Google'i esitlused
- Gmail
- Internet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- QuickBooks
- Lõõgastav
- Tehnoloogia
- Videokonverentsid
- Suumi
Organisatsioon
Kontoriassistendid peavad olema äärmiselt organiseeritud oma paljude ülesannetega tõhusalt žongleerida. Peate aitama ka teisi inimesi korras hoida, alates kalendrite pidamisest kuni kontori korrashoidmiseni.
- Administratiivne tugi
- Kohtumised
- Arveldamine
- Kalendrid
- Vaimulik
- Andmesisestus
- Posti kohaletoimetamine
- Elektrooniline esitamine
- Kuluaruanded
- Viilimine
- Vastuvõtu toimingud
- Raha käitlemine
- Kontori ülesanded
- Kontoritehnika
- Kontoritarvete inventar
- Kontoritarbed
- Kontori tugi
- Organisatsioon
- Paberitöö
- Saatmine
Probleemide lahendamise oskused
Probleemi lahendamine või kriitilise mõtlemise oskused on iga kontoriassistendi jaoks olulised, kuna olete sageli see inimene, kellele teised küsimuste või probleemidega pöörduvad.
- Koordineeri büroo tegevust
- Koosolekud
- Probleemide lahendamise oskused
- Vastake päringutele
- Ajakava koostamine
- Sõelumine ja kõnede juhtimine
- Arvutustabelid
- Meeskonnatöö
- Aja planeerimine
- Reisikorraldus
CV ja kaaskirjade näited
Vaadake üle elulookirjelduste ja kaaskirjade näited ning hankige allalaadimiseks malle erinevate kontorikohtade jaoks:
- Haldusassistendi CV
- Haldusassistendi kaaskiri
- Isikliku abistaja CV
- Registratuuritöötaja CV
- Administraatori kaaskiri
- Näited äritegevuse kohta
Kuidas oma oskusi näidata
- Nende oskuste nimed toimivad märksõnadena, seega kasutage oma CV kirjutamisel nii palju kui võimalik.
- Saate neid samu kasutada märksõnad oma kaaskirjas . Keskenduge konkreetselt neile, kellest teie tulevane tööandja kõige rohkem hoolib.
- Veenduge, et teil oleks vähemalt üks näide ajast, mil demonstreerisite iga kategooria oskusi, ja olete valmis seda intervjueerijatega jagama.