Miks on tükeldamine töö tõhususe parandamiseks parem kui multitegumtöö?

Korraga ühele ülesandele keskendumine aitab teil paremini tööd teha kiiremini

••• PeopleImages / Getty Images

Nagu juhid , kulutame liiga palju oma päevast, püüdes mahutada rohkem tööd lühema ajaga. Kõigi tasandite ületöötanud spetsialistide tavaline vastus on proovida teha mitut ülesannet, tehes samal ajal mitut tegevust. Probleem on selles multitegumtöö ei tööta.

Miks pole multitegumtöö kõige tõhusam lähenemisviis?

Näiteks kujutage ette, et hommikul hambaid pestes hakkate mõtlema sellele ajakava suureks koosolekuks hiljem päeval. Hammaste pesemine ei võta palju teie aju töötlemisvõimsust ja võite oma hommikuse hammaste puhastamise ülesandega mehaaniliselt tegeledes keskenduda päevakavale.

Aga kuidas on lood kahe ülesandega, mis nõuavad rohkem teie aju mahtu? Võib-olla räägite hommikusöögi valmistamise ajal telefoniga. Mõlemad ülesanded võite saada õigesti tehtud, kuid tähelepanu kadumisest tingitud vigade võimalus on suur.

Tükeldamine kui alternatiiv multitegumtööle

'Chunking' kirjeldab, kuidas inimmälu kasutamine töötab. Oluline on seda kontseptsiooni meeles pidada, kui vaatame mitme ülesande üheaegset täitmist. Tegelikult vahetame neid pigem üheaegselt, mitte ei tee neid samal ajal (kuigi hammaste harjamise puhul võib tunduda, et need toimuvad samaaegselt).

Kujutage ette, et räägite telefoniga, kui keegi teie kontorisse siseneb. Nad küsivad teie nõu või kiiret otsust mõnes küsimuses. Lõpetate telefonis oleva inimese lühiajalise kuulamise, skannite enda ees oleva märkme, kritseldate vastuse ja naasete telefonikõne juurde. Te ei teinud kahte tegevust (telefonikõne ja isiklik vestlus) samal ajal.

Tegite tegelikult järjestikku kolm ülesannet: alustasite telefonikõnet, pidasite isikliku vestluse ja jätkasite seejärel telefonikõnet. Nii nagu ülaltoodud hommikusöögi näites, oleksite võinud need mõlemad paremini teha ja lühema ajaga, kui oleksite neid teinud üksteise järel, mitte samal ajal. Põhjus on selles, et iga ülesandega alustades peate sellele keskenduma ja alustama.

Multitegumtöö ebatõhus käivitusaeg

Telefonikõnet alustades tuli sellele mõelda, leida telefoninumber ja helistada. Kui teid katkestati, pidite välja mõtlema, mida see inimene teilt soovib, et saaksite talle otsuse teha. Lõpuks, kui telefonikõnet jätkasite, pidite meeles pidama, kus pooleli jäite. Võib-olla oleksite pidanud isegi ütlema, 'Oih, vabandust, keegi astus sisse. Mida sa ütlesid?'

Mida rohkem käivitusi ja peatusi päeva jooksul teete, seda rohkem on teil neid aeganõudvaid käivitushetki. Need hetked on ebaproduktiivne aeg. Kui teil on igapäevane aruanne ette valmistada, on käivitamise hetk tõenäoliselt üsna lühike võrreldes aruandega, mida teete ainult kord kvartalis. Siiski, kui koostate seda aruannet ja teid segatakse, on teil iga kord peaaegu sama kaua aega käivitamiseks.

Oletame, et saate näiteks 30 minutiga aruande kirjutada ilma katkestusteta. Siiski võib kuluda mitu tundi, kui päeva jooksul ilmnevad planeerimata toimingud ja katkestused. See märkimisväärne viivitus ei tulene sageli mitte niivõrd tegelikest katkestustest, kuivõrd ajast, mis kulub aruande ikka ja jälle taaskäivitamiseks.

Miks peaksite proovima tükeldamist

OK, mõnikord peate tegema mitut ülesannet. Teie töö võib olla toimiv, nii et mis on parem kui multitegumtöö? Tükeldamine on parem tootlikkus .

Tükeldamine tähendab oma päeva jagamist suuremateks tükkideks, selle asemel, et reageerida pidevatele katkestustele. Mida rohkem aega saate konkreetsetele ülesannetele pühendada, seda vähem on teil käivitamishetki ja teie tõhusus paraneb samaväärselt. Kuna te ei kuluta nii palju aega käivitamishetkedele, on teil rohkem aega ja saate rohkem tehtud. Boonusena saate seda paremini teha, kuna saate keskenduda ühele käsil olevale ülesandele.

Külgribana projektijuhid ammu aru saanud selle tehnika võimsusest ja loonud oma versiooni 'tükeldamisest' töö jaotuse struktuuri protsessi kaudu.

Kuidas alustada tükeldamisega tööl

Niisiis, kuidas saate tükeldamist alustada?

• Alustage väikeselt, kuni tunnete seda. Valige üks ülesanne, võib-olla oma iganädalane aruanne.
• Pange kõrvale need 30 minutit, mis teile teadaolevalt kulub.
• Sulgege oma uks või pange üles silt 'Geenius tööl' või midagi sellist ja keskenduge siis aruandele ja ainult aruandele.
• Ignoreeri telefoni.
• Ärge kontrollige e-posti.
• Lihtsalt kirjuta aruanne.

Proovige sama teha telefonikõnede, töötajate koosolekute ja muude tavapäraste tegevustega. Keskenduge, tükeldage oma päevad ja pärast mõnenädalast harjutamist tunnete end ja olete tõhusam.

Alumine rida

Ärge raisake nii palju aega mitme ülesande täitmisele. Selle asemel tee ennast rohkemaks tõhus ja tükeldamise teel produktiivsem. Kuigi termin on ebamugav, on kontseptsioon tõhus.

Värskendas Art Petty