Äri jaoks kirjutamine
••• Sam Edwards / Getty Images
Ärilise kirjutamise eesmärk on edastada teavet kellelegi teisele või küsida temalt teavet. Ettevõtte jaoks tõhusaks kirjutamiseks peate olema täielik, lühike ja täpne. Teie tekst peaks olema kirjutatud nii, et lugeja saaks hõlpsasti aru, mida te talle räägite või küsite.
Palju kirjutamine äri on lohakas, halvasti kirjutatud, organiseerimata, täis kõnepruuki ja puudulik. Sageli on see kas liiga pikk või liiga lühike. Kõik need atribuudid aitavad kaasa ebatõhusale äritegevusele.
Kas sa oled müügiettepaneku kirjutamine, e-kiri oma ülemusele või tarkvarapaketi juhend, on tõhusaks toimimiseks vaja järgida teatud samme. Järgige neid viit sammu.
- Korraldage oma materjal
- Arvestage oma publikuga
- Pane oma mõtted kirja
- Lugege oma materjal läbi
- Muutke oma materjali
Organisatsioon on võtmetähtsusega
Kui te oma materjali ei korralda, ei voola see hästi ja sellel pole mõtet. Kirjutamine võib olla lihtne või keeruline. Kui kirjutate personali koosolekust teatamise meili, on see sama lihtne kui mõtete kogumine. Teisest küljest, kui kirjutate murrangulise farmaatsiakatsetuse tulemusi, peate tõenäoliselt enne valmis materjali koostama keeruka ülevaate. Ükskõik milline ülesanne ka poleks, ilma sobiva organiseerituseta (isegi mõtete organiseerimiseta) ei pruugi te kõike vajalikku kaasata või ei pruugi kõige olulisemad teemad esile tõsta.Väljajätmised või ebaõige fookus muudavad teie ettevõtte kirjutamise vähem selgeks.
Tunne oma publikut
Enne kirjutama asumist mõelge oma sihtrühmale. Näiteks teie ettevõtte uue 401(k) programmi esitlusel võib olla sama ülevaade, kui see esitatakse nii teie finantsjuhile kui ka töötajatele, kuid teie lisatud üksikasjade tase võib erineda. Samuti peate arvestama tooniga. Kiire e-kiri teie meeskonnale, mis tuletab neile meelde iga-aastast ettevõtte valikuvõimalust, ei ole sama tooniga kui teie ettevõtte aastaaruannet puudutav teade.
Samuti pidage meeles, et saate seda teha tõhusamalt suhelda oma publikule, kui keskendute sellele, mida soovite, mitte sellele, mida kavatsete öelda.
Sõna heast kirjutamisest
Headel kirjanikel on erinevad kirjutamisstiilid. Mõned eelistavad kõik välja kirjutada ja siis tagasi minna ja toimetada. Teised eelistavad toimetamise ajal toimetada. Mõnikord varieerub nende eelistatud stiil sõltuvalt sellest, mida nad kirjutavad.
Kirjutades (või muutes) pidage meeles pikkust. Peaksite kasutama piisavalt sõnu, et oma tähendust selgeks teha, kuid ärge kasutage tarbetuid sõnu lihtsalt selleks, et see oleks lilleline. Ärikirjandus peab olema selge ja lühike, mitte paljusõnaline ja lilleline. Pidage meeles, et kellelgi äris ei ole aega lugeda rohkem kui vaja.
Teisest küljest ärge tehke oma tükki liiga lühikeseks. Peate kirjutama piisavalt, et teie tähendus oleks selge ja seda ei mõistetaks valesti. Kujutage ette, kui laos olevale seadmele oleks kirjutatud 'kasutatud, kuid hea'. Jääb ebaselgeks, kas see tähendab, et seadet oli palju kasutatud või ei olnud seade enam uus, kuid siiski töökorras. Mõni lisasõna oleks tähenduse selgeks teinud. Samuti vältige žargooni või lühendite kasutamist, sest need võivad erinevatele lugejatele erinevat tähendust tähendada.
Korrektuur ja redigeerimine
Sõltumata teie kirjutamisstiilist peavad kõik kirjutajad kogu kirjaliku materjali, isegi e-kirju, korrektuuri läbi lugema ja redigeerima. Kui olete kirjutamise lõpetanud, lugege oma tööd läbi. Seejärel peate võib-olla seda muutma. Korrektuur on teie kirjutatu uuesti lugemine, et veenduda, et kõik teie peas olevad sõnad on paberile õigesti kirjutatud. Kuna meie aju töötab kiiremini kui meie sõrmed, võite jätta sõnad välja, jätta lõpu või kasutada vale homonüümi (nt 'seal' sõna 'nende' asemel). Korrektuur tuvastab need vead. Ilmselgelt on üherealise meili korrektuur lihtne ja piisab, kui sellele tippimise ajal pilgu peale heita.Kui aga kirjutate kasutusjuhendit, on korrektuur keerulisem ja võtab kauem aega.
Kui olete materjali korrektuuri läbi lugenud, on aeg redigeerida. Mõnikord saab korrektuuri ja toimetamist teha samaaegselt, kuid see on tõhusam, kui neid tehakse järjestikku.
Redigeerimise põhjus on kirjutatu parandamine või muutmine, et materjal kõlaks (ja loeks) paremini. Ettevõtluses kirjutades tähendab see vigade parandamist ning teksti võimalikult selgeks ja kokkuvõtlikuks muutmist.
Sa ei kirjuta romaani
Kui kirjutate äritegevuseks, ei kirjuta te järgmist 'suurt Ameerika romaani'. Teie kiri peaks olema nii kirjeldav kui vaja, kuid te ei pea maalima elavaid sõnapilte, kasutades palju suuri sõnu ja kõnekujundeid. Kui mõtlete 'klaasmajad', siis ärge kirjutage 'klaaskeha elukohad', kirjutage 'klaasmajad'.