Inimressursid

Kuidas dokumenteerida töötajate tulemuslikkust

Näpunäiteid, kuidas teada, millal, miks, kuidas ja mida dokumenteerida

Käsi valib portreede klaviatuuril naist

••• Dimitri Otis / Getty Images



SisukordLaiendaSisukord

Dokumentatsioon on õigete otsuste tegemiseks ülioluline

Inimressursside ja tööhõive maailmas dokumentatsioon töötaja töötulemuste kohta võib teie võimet muuta või murda distsipliini , lõpetada , või õiglaselt edendada, premeerida ja tunnustada töötajaid .

Dokumenteerimine on juhtide ja personalitöötajate jaoks hädavajalik, sest peate tegema tõsiseid jõupingutusi, et salvestada kõik sündmused oma töötajate tööajalukku – nii positiivsed kui ka negatiivsed tulemuslikkuse juhtumid.

Siit leiate kõik, mida juhid ja personalitöötajad vajavad töötajate töötulemuste hoolikaks dokumenteerimiseks.

Miks peaksite töötajate töötulemusi dokumenteerima?

  • Dokumentatsioon tõendab, et arutati esinemisprobleeme töötajaga õigeaegselt ja lühidalt.
  • Dokumentatsioon sisaldab ajalugu töötaja paranemise või suutmatuse kohta aja jooksul tulemuslikkust parandada. See on kronoloogiline ja kirjeldab täpselt töötaja tegevust, juhi tegevust ja sündmusi nende toimumise hetkel.
  • Dokumentatsioon annab tõendeid, mis toetavad juhtimisotsuseid ebasoodne tegevus, näiteks distsipliin või töölepingu lõpetamine töötajaga.
  • Dokumentatsioon tõendab, et töötaja väärib saadaolevat edutamist või võimalust võrreldes teiste töötajatega, kes on samuti abikõlblikud.
  • Dokumentatsioon annab tõendeid, mis õigustavad palgatõusu, -langust või seda, miks töötaja ei saanud palka.
  • Kohtuvaidluse korral kaitseb tööandja huve täielik ja põhjalik dokumentatsioon. Dokumentatsioon võib toetada juhtkonna tegevust edutu töötaja töölt vabastamine . Samuti võib see tõestada, et töötaja lõpetati põhjustel, mis on seaduslikud ja mitte muud põhjused nagu ebaseaduslik diskrimineerimine .

Mida dokumenteerida

Juhid peavad dokumenteerima töötajate töötulemused, nii positiivsed panused kui ka ebaõnnestumised. Nad peavad täpselt dokumenteerima, mida töötaja tegi ja ütles ning mida juht koosolekul või vestlusel vastuseks tegi ja ütles.

Peate dokumenteerima kõik vestluse käigus sõlmitud kokkulepped, seatud eesmärgid , nõutavad ja oodatud täiustused ning täiustamise ajakava. Dokumentatsioon peaks sisaldama ka kohustusi, mida juht võtab töötaja abistamiseks.

Kuidas dokumenteerida

Dokumendid tuleks kirjutada koosoleku või vestluse ajal või vahetult pärast seda. Te ei tohiks kunagi jätta märkimata vestlust töötajaga päeval, mil see tegelikult juhtus. Hilisema või järgmise päevani ootamine mõjutab dokumentatsiooni kvaliteeti, kuna see põhineb sellel, mida mäletate.

Üks halvimaid vigu, mida juhid teevad, on uskuda, et nad suudavad vajaduse korral töötajate nõustamisajaloo rekonstrueerida. Ükski personalitöötaja, kellel on korraliku ja õigeaegse dokumenteerimise kogemusi, ei ole kunagi rekonstrueeritud kirjega petta. Mälu järgi rekonstrueerivad juhid toovad oma ettevõttesse tarbetuid ja lubamatuid riske, sest väljamõeldud ajalugu ei pea potentsiaalses kohtuasjas vastu.

Teie dokumentatsioon peab olema professionaalne, korralik ja korrastatud. Kirjutage dokumentatsioon nii, nagu räägiksite sündmuste ajaloost kolmandale osapoolele. Kunagi ei tea, kes teie dokumente ühel päeval lugeda võib, seega veenduge, et see peegeldaks teie professionaalsust. (Kokteilisalvrätiku tagakülg, ümbrik või kleepmärkmik ei kvalifitseeru professionaalseks dokumentatsiooniks.)

Teie dokumendid peaksid minema töötaja uuele juhile, kui töötaja saab teie organisatsioonis uue töökoha – või teie saate. Mälu huvides ja töötaja uue juhi teavitamiseks peate igale dokumendile märkima töötaja nime ja ametinimetuse, oma nime ja ametinimetuse ning täieliku kuupäeva.

Kirjutage dokumentatsioon, mis on faktiline, õiglane, seaduslik, objektiivne, täielik ja järjepidev. Vältige arvamusi (Mike on lohakas. Alice on laisk. Tom valetas mulle.), nimetamist, toimetuslikkust (John on nõme. Markil on suhtumisprobleemid) ja sildistamine (Mary on vastutustundetu. George ei ole meeskond mängija.).

Vältige ka püüdeid tõlgendada töötaja käitumist. (Marshale ei tohi see ülesanne meeldida. Paula näib olevat ülepeakaela.) Vähenda kirjeldavate sõnade, näiteks omadussõnade ja määrsõnade kasutamist (aeglaselt, lohakalt, õnnetu, tujukas, ebaviisakas). Väljendage töötaja konkreetset käitumist ja tegevust, mitte oma arvamust või tõlgendust selle kohta.

Millised dokumendid peavad esitama

Dokumentatsiooni hilisemal läbivaatamisel on vaja vestluse täpset salvestust. Pidage kinni faktidest ja kirjutage üles just see, mida teie ja töötaja ütles. Veenduge, et teie dokumentatsioon oleks üheselt mõistetav ja faktid selged. (Igas võimalikus juriidilises olukorras muudavad dokumenteeritud sündmuse vead kogu ülejäänud dokumentatsiooni kahtlustavaks.)

Lõpuks dokumenteerige kõik kokkulepped, kohustused, ajakavad, vajalikud täiustused, registreerimispunktid ja muud üksikasjad, mis võivad mälust libiseda. Veenduge, et määraksite tähtaegade ja tähtaegade jaoks kuupäeva ja kellaaja, et ei tekiks arusaamatusi.

Teadke oma personaliosakonna dokumentatsioonipoliitikat, mis ütleb teile, milline dokumentatsioon tuleb paigutada töötaja personalitoimik Kindlasti tuleks lisada kõik distsiplinaarmeetmete dokumentatsioonid.

Kus dokumenteerida ja dokumentatsiooni säilitada

Kuna töötajaid puudutav dokumentatsioon on konfidentsiaalne ja töötaja jaoks privaatne, peate hoolitsema selle eest, et kõik dokumendid jääksid konfidentsiaalseks juhi, personalitöötajate ja potentsiaalselt töötaja järgmise juhi jaoks. Seetõttu pole dokumentatsiooni paigutamine jagatud arvutikettale soovitatav. Käsitsi kirjutatud dokumente ja väljaprinditud juhi dokumentatsiooni on parem hoida lukus.

Alumine rida

Kui järgite neid juhiseid, pöördute personaliosakonna poole, et küsida abi töötaja distsiplineerimisel, töö lõpetamisel või üleviimisel. parem potentsiaalne sobivus, HR aitab teil probleemi lahendada või olukorda parandada. Kui HR käsib teil dokumenteerida, dokumenteerige, dokumenteerige või nad ei saa teid aidata; kõik oma alused peavad olema kaetud.

Pange tähele, et kuigi esitatud teave on usaldusväärne, ei garanteerita selle täpsust ja seaduslikkust. Seda saiti loeb ülemaailmne publik ja tööseadused ja eeskirjad on osariigiti ja riigiti erinevad. Palun otsida õigusabi või osariigi, föderaal- või rahvusvaheliste valitsusressursside abi, et veenduda, et teie õiguslik tõlgendus ja otsused on teie asukoha jaoks õiged. See teave on juhiste, ideede ja abi saamiseks.